有效会议PPT.ppt

有效会议大多数的企业在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会您会开会吗？本课程学习的目标课程结构第一部分：会议常识开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？为什么要开会？开会让您…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作公平合理终结无效率的浪费管理您的会议！会议成本的计算2.直接的会议成本3.效率损失成本小组讨论：会议低效的原因会议管理流程一、会前准备1.明确举行会议的目的2.合理安排会议时间不要迟到浪费时间等于浪费生命浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排有些人可能因此不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行不要超时1、参会人员的选择知情者决策参与者执行者重大关系人2、预约参会人员找出最适宜所有参会人的开会时间。会议通知（目的、时间、地点）。有用的信息提前发布到公告栏里。提前发放会议资料让与会者做好准备。会议结束2-3天内所有与会者应拿到会议记录。5.制定议程议程实例练习二、会中控制1.开场白开场白示例要掌握会议节奏和控制会议会议中的常见问题小组讨论：人身攻击☆对双方进行安抚☆重申议事规则☆重提主体进行讨论离题☆兜一圈切回主题☆给予肯定再切断话题☆将离题的议题留置最后再做讨论☆请他做归纳或替他做归纳☆事先请将规则讲清楚☆发言限定时间争议☆暂停该项议题容后再议☆参与第三者的意见☆将双方意见列表比较☆进行不记名投票☆重整双方意见提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不满的情绪☆归纳其不满的原因☆寻求解决的方法独占发言☆主持人制止其行为。☆说明规则强制执行唠唠叨叨☆清楚其具体的想法☆不要粗鲁打断☆对发言予以认可时间不足☆选择重要的议题进行讨论。☆限制发言人数(可事先登记)☆限制发言时间☆征求与会人意见是否挪到下次会议争功诿过☆主持人应制止不当的发言并给予其适当的肯定。☆引导组织成员彼此说出对方的优点让大家都能受到适当的肯定为反对而反对☆请他提出更好的对策。☆引导他思考是否有考虑周全☆不断施压不参与发言☆设置暗桩带动与会人员的热烈参与有抛砖引玉的效果。☆主动出击适时发问塑造发言机会且予以正向的肯定与鼓励。☆有效倾听与良好沟通。案例一：案例二：3.与会者的责任4.会议记录要点会议记录的技巧三、会后追踪课程回顾1.提高会议效率的清单会议主持人☆主持会议☆与会议安排在时间上保持一致☆鼓励与会者☆让与会者充分交流他们的观点☆确保不偏题☆总结会议要点☆确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）与会人员☆按时到会☆认真倾听并尽力理解别人的发言☆不要打断别人的发言☆创造一种开放的、创造性的氛围☆清晰地交流井井有条、切中要点会议记录☆计时考勤☆记下谁在何时做了何事☆会议结论行动方案☆会后及时下发2.情景模拟练习谢谢