OUTLOOK邮件归档使用指引.pdf

.....OUTLOOK本地归档使用指引一、存档说明因个人容量有限当总量超过一定的比例后服务器会发出“将满〞的警告量继续增大甚至将无法继续发送和接收新。总量指所有含附件的总大小包括收件箱、发件箱、已删除因此有几点必须注意：1、尽量不要发送大附件〔一般10M以上就属于大附件〕大附件不但发送和接收速度慢还会造成同一文件空间的重复占用应尽量通过即时通讯工具〔如MSN、QQ〕的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。2、养成定期去除过期非重要的好习惯这里要说明的是第一次删除会进入“已删除〞文件夹中此时并没有真正删除还是在继续占用总量因此需要到“已删除〞中再此删除才会释放空间。3、除了通过良好的使用习惯来防止超载外一个比拟行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook中的归档功能来将指定日期前的旧从服务器上归档到本地硬盘。注意：1、进展归档后指定归档日期前的将从服务器下载到本地保存通过WEB方式访问的时候将无法读取到这局部要在工作机器外的其他地方访问归档必须将归档文件通过移动介质拷贝后在其他机器通过附加的方式通过Outlook来读取〔具体操作后面将做讲解〕。因此建议没有固定办公机器的同事不要进展此操作以免造成不必要的麻烦。2、以下操作以Outlook2010版本演示截图其他版本Outlook操作界面不尽一样但操作过程根本类似。二、查看大小1.Outlook客户端查看方法1/11.....正常登录2010客户端后从左侧导航栏上找到“—##X〞选中点击右键点击数据文件属性。在出现的属性界面中点击“文件夹大小〞如下列图点击本地数据可查看保存在本地计算机上的数据大小点击服务器数据可查看保存在服务器上数据大小并可以看到子文件夹的大小如发件箱、收件箱、垃2/11.....圾等。2.WEB界面查看方法在IE界面登录进系统后将鼠标放在用户名处即可显示大小如下列图三、设置存档1.建立存档文件夹在本地磁盘D:盘建立一个新文件夹命名为“存档〞如已存在该文件夹可跳过此步。3/11.....2.归存档（1）打开Outlook（2）点击“文件〞——“清理工具〞4/11.....（3）选择“存档〞（4）弹出“存档〞对话框5/11.....（5）选中需要存档的。假设只要存档某个下的某个文件夹比如只想对“发件箱〞做存档那么只要选中此下的“发件箱〞文件夹就OK。如下列图：6/11.....（6）选择需要归档的日期将对所有此日期前的进展本地归档（7）选择归档文件的地址、文件名7/11.....这一步非常关键建议不要用系统默认的存放地址而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进展存放比如可以新建一个〞D:\归档〞的目录然后在这里将存放地址指向此文件夹命名为mymailbackup.pst(自定义)。不保存在默认位置而是新建文件夹来保存到其他盘下这样可以防止突发的系统故障或者重装系统时