outlook 2013邮件归档操作手册.docx

Outlook2013邮件归档操作手册用户手册
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一、概述
公司目前分配给每个用户的邮箱容量为10G，可以满足大部分员工的工作要求，但对于每日邮件往来量较大的用户，也会出现由于邮箱容量不足而导致无法收发邮件的现象，这就需要对邮箱进行归档。所谓归档，简单的说就是将用户邮箱中的邮件转存放到另一个存储空间，以达到释放用户邮箱容量的目的。归档分为两种：一、邮箱服务器端归档。二、本地归档。以下主要讲述用户本地归档的步骤。
二、归档步骤
1.打开outlook客户端，点击“新建项目”，选择“其他项目”，定位到“outlook数据文件”并单击，详细如下图：

2.在弹出的对话框中，选择“Outlook数据文件（.pst）”，并“确定”。选择存放归档邮件的本地路径，并对归档文件进行命名，为便于区分建议以时间结尾。

3.在归档文件创建完成后，在outlook客户端即可查看到存放归档邮件的数据文件。如下图：

5.对需要归档的邮件进行归档。定位到“文件”选项卡，选择“信息”，点击“清理工具”，选择“存档”并单击，如下。

6.选中要归档的文件夹，并选择一个时间点（归档文件夹内早于这个时间点的邮件都会被归档），点击“浏览”，选择要前面创建的归档文件，点击“确定”。

7.点击“开始”，在outlook下方即可看到邮件在“归档”，归档完成后，在创建的归档数据文件中，即可看到归档后的邮件。

说明：也可以在outlook中选中要归档的邮件，手动拖到创建的归档数据文件中。
至此，使用outlook客户端归档邮件操作完成。
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信息技术部
2014年11月5日