高职高专院校档案管理的问题与对策.docx

高职高专院校档案管理的问题与对策【摘要】通过对广西幼儿师范高等专科学校档案管理工作的调查分析论述了目前档案管理存在的问题以及改进措施提出了档案管理努力的方向旨在进一步推进学校档案管理的规范化建设。【关键词】高职高专；档案管理；问题；对策高职高专多由中等学校发展而来随着学校的转型与发展各种类别、形式的档案数量显著增加。这些资料信息是研究学校历史的第一手材料是学校进行科学研究、人才培养、社会服务以及文化传承等活动的重要理论依据是学校教学评估工作最基础的原始数据对于学校各项工作的实施有着重要的意义。因此档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。本文以广西幼儿师范高等专科学校为例探讨高职高专院校档案管理存在的问题和改进的措施。1广西幼儿师范高等专科学校档案管理的基本情况广西幼儿师范高等专科学校是提升中专学校而成。首先在升格转型之初学校档案室的基础设施简陋设备不全。档案室未进行“三室分开”；库房没有恒温恒湿设备工作室也没有照相机、扫描仪、刻录机、装订机等档案办公设备；在数字化档案管理建设方面更是完全空白。其次学校未建立档案管理专业团队。一是专职档案管理人员不足。档案室仅1名档案管理员导致很多时候难以有足够的精力去承担档案管理的规范化与科学化建设工作。二是学校各职能部门、各系部的兼职档案管理员流动性大也基本上没有进行过专业的培训对于档案管理工作的知识技能不够熟悉。最后学校档案管理制度也不够完善既未出台适应本校的档案分类办法也未完全贯彻执行部门文书立卷制度导致大部分的文件材料由档案室逐一整理、立卷、归档不仅占去了档案室工作人员的大量时间收集档案的完整性以及整理出来的档案质量也难以保证。2广西幼儿师范高等专科学校档案管理的改进措施针对上述情况学校开始从档案管理工作的基础设施、档案管理队伍、档案管理制度等几方面入手进行了学校档案管理工作标准化建设的探索。2.1基础设施建设学校档案室的基础设施建设是从硬件设施建设和软件设施建设两方面进行的。在硬件建设方面首先依据有限的空间档案室被隔离出了阅览室、办公室和库房做到了“三室分开”并且在库房的规划和建设上也根据实际规模和发展水平留有充足的余地以备档案数量的逐年增加。其次增添了阅览桌椅和文件整理桌购置了空调、除湿机、装订机、复印机、打印机、扫描仪以及专供查档所用的计算机等必备设施基本达到了高校档案室基础设施建设标准。在软件建设方面档案室购买了GD2000档案综合管理系统并已投入使用。2.2档案管理队伍建设建立一个健全的学校档案工作网络有一支懂业务的专兼职相结合的档案工作队伍对于高职高专院校的档案管理工作的规范化建设是十分必要的。[1]要做好档案工作档案工作人员不仅要有良好的政治素质和较强的工作责任心更要有过硬的业务素质。从全面提高档案工作人员的业务素质目标出发广西幼儿师范高等专科学校从以下几个方面进行了努力：一是对学校分管档案工作的领导和专职档案员的培训提高除了参加国家和自治区的档案业务培训主动接受自治区档案局的业务指导外也积极去兄弟院校学习交流通过参加各种档案学术交流活动来开阔眼界提高素质。二是加强对兼职档案员的业务培训和指导邀请了自治区档案局业务指导处的专家对学校全体兼职档案管理员和各系部、各职能部门分管档案工作的领导进行业务培训和答疑讲解《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》帮助兼职档案员在部门的立卷归档工作中活学活用。三是档案室的专职档案员在平时工作中加强了对兼职档案员的业务指导深入各系部、各职能部门释疑解难同时档案室还积极发挥监督作用督促基层部门按要求做好档案工作。2.3档案管理制度建设高职高专院校档案管理工作要真正走上正规化、标准化、规范化的道路必须借助于行政手段“依法治档”。因此在档案管理制度方面广西幼儿师范高等专科学校档案室制定了《档案室工作职责》、《档案工作人员职责》、《档案材料借阅规定》、《库房管理制度》、《档案移交制度》、《兼职档案员工作职责》等一系列规章制度并参照教育部和国家档案局制订的教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》颁发了《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》确定了适合学校档案的分类标准。这些措施使学校档案管理工作做到实体分类、编号、排架、检索、借阅的标准化与规范化。2.4部门档案、个人岗位档案建设高职高专院校大都经历了学校的升级或转型档案资源丰富但往往由于历史或现实的原因档案信息资料多散失在档案产生的部门或系部得不到有效的集中管理与建设。为保证学校档案信息资源完整、齐全广西幼儿师范高等专科学