高职高专院校档案信息化论文.docx

高职高专院校档案信息化论文1引言随着现代信息技术的高速发展特别是近年来新媒体的大量涌现信息化建设在全世界全面铺开。作为世界经济大国、经济强国的中华人民共和国各个领域的信息化建设也走在世界的前列无论是在工业、国防、教育、交通、行政管理还是在我国不发达的农业领域内均都实现了不同程度的信息化部分领域内还走在了世界前列。毫不例外高职高专院校在肩挑培养祖国栋梁重任的同时没有忘记人才培养的宗旨：培养合格的、适应社会发展的社会主义接班人。为此全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设以便适应与外界的信息沟通和衔接。而作为高职高专院校管理的档案室加快学校各类档案支撑学校全面战略人才培养目标实现建设技术型职业院校显得尤为重要。本文以南阳医学高等专科学校为例探讨新媒体环境下高职高专院校档案信息化建设。2南阳医学高等专科学校及档案室基本情况南阳医学高等专科学校位于河南南阳卧龙岗上是我国医圣张仲景的故里也是我国三国时期著名军事家诸葛事家诸葛亮的躬耕地。于2004年经国家教育部批准升格为南阳医学高等专科学校是一所培养医疗、卫生、保健、医药制造及医技的技术型的高职高专院校主要面向农村、县级医院及各个药品制造企业培养合格使用人才。学校档案室负责收集整理学校各类文书和各类有价值的资料包括学校上级来文来稿和各处室及附属部门的上报材料及原始资料。3重视不够资金投入不足高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门在南阳医学高等专科学校管理中连学校二级处室也算不上隶属于学校二级部门校党委办的下辖科室。长期以来得不到相应的重视更谈不上现代化建设。甚至连对档案室的工作职责、工作内容、工作方法、工作性质等最基本知识都不了解更谈不上档案室对学校的发展作用的认识有多深。学校领导重视不够资金投入不足是上述困境的主要原因在此情况下档案室信息化建设举步维艰：截至目前南阳医学高等专科学校档案室各类档案集中在一个屋子里无论是分门别类还是通风防潮等各方面均不合格；管理上还停留在上世纪八十年代手工登录虽然才建设自动化管理仅仅是单机自建电子表格形式管理连一个自动化管理软件也没有特别是在上级来检查财务工作时财务档案中的凭证查找真如大海捞针费时费工严重影响工作效率。这些都严重影响了高职高专院校档案信息化建设进程。不切实际信息化建设不科学科学性是高职高专院校培养人才的最基本要求所以科学性应贯穿于学校的各项工作中就是高职高专院校的档案室建设也应遵循科学性保证档案室建设的科学、合理、远见等要求保证档案室建设50年不落后。南阳医学高等专科学校档案室建设之处没有征询学校各部门特别是校两办的意见没有根据实际工作需要进行可行性报告最终导致目前档案室位置偏僻、空间狭小、管理落后、信息不畅等困境。馆藏内容匮乏信息化资源结构残缺作为高职高专院校历史资料的收藏家档案室理应在科学的管理体系下按照规范、科学的架构体系下对高职高专院校发生的各项业务和开展的各项工作进行全面、完整、系统、规则地记录和保存从而保证对高职高专院校历史的还原。南阳医学高等专科学校档案室由于种种原因致使档案管理体制和管理机制不科学档案信息收集不全各年度还有零散于部门间特别是一些教学宝贵资料流落于各系随着各系领导班子的更替个别教学档案资料丢失时有发生。目前南阳医学高等专科学校档案室红头文件较多财务档案资料齐全教学文件、学生管理文件、重点建设档案、科学研究资料等专门档案较少；传统纸质档案多现代电子档案少；原始档案多加工整理的档案少这些严重影响了档案信息化建设步伐。4加大宣传寻求领导支持确保资金到位高职高专院校档案信息化建设之所以存在以上诸多困境归根结底在于领导不重视。所以要确立“建设宣传要到位要宣传到校领导岗位上”的思想。作为高职高专院校档案管理人员如何能够做到宣传到位作者认为需从以下几方面着手：第一制定出科学合理的学校档案信息化建设方案；第二按照方案实施第一步在全校范围内展开全面的问卷调查问卷调查设计一定要做到全面、客观、覆盖面广包括教师、在校学生、毕业生等；第三把收集上来的问卷调查进行汇总、统计、分析依据有关统计学原理形成科学的统计结果进而形成有理有据的学校档案信息化建设可行性报告。有了档案信息化建设可行性报告依据调查数据参照市场价格汇总出建设经费预算。在第一手资料面前校领导看到科学、翔实可行性报告、经费预算无不说档案管理工作扎实为了学校的长远发展加大资金投入。按照专业化标准配备专业化技术人才档案室是高职高专院校历史档案信息的唯一集中地档案工作专业性极强没有专业人员去管理是管不好的。为此要想搞好高职高专院校档案信息化建设就必须采用引进和培养等多种方式建立专业性管理梯队把哪些责任心强、专业水平高的科班出身的专业技术人员安排到档案管理具体岗位上特别是在近年升本