高校毕业生档案管理初探.docx

高校毕业生档案管理初探一、高校毕业生档案的内容及其管理工作发展历程高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始各个高校开始重视档案管理陆续建立档案馆高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事代理中心进行统一全面管理。进入21世纪学生档案管理日益受到重视。2008年8月国家教育部发布第27号令《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容首次将"学生类"档案纳入高校档案管理的范围明确规定了学生档案的管理内容、管理方式标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。二、毕业生档案管理存在的问题1.管理主体多元化（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校一方面原因是学校没有统一规范要求另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重而中小企业一般不具备保管人事档案的资质也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向他们或不知道档案到底该去什么地方或认为档案根本没有什么用就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生因为不需要将档案带到国外也会私自存留个人档案。（3）地方人事代理机构存放毕业生档案。一是各地方人事代理机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事代理机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事代理机构但是毕业生本人不是生源地学生也不是代管单位职工。2.管理流程简单化（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式一种是新生入校后由学校档案馆（室）统一管理各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离归档、查阅手续烦琐不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后学生档案随学生分散到各院系所由院系所派专人一般是辅导员负责管理学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅便于实施动态管理。但是管理队伍庞大管理分散且缺乏专门的管理场所档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单不同个体评价性表达模板化、笼统化缺乏针对性描述生动性差。3.服务功能弱化学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材二是服务教育教学三是服务学生就业四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后一般临近离校时集中归档致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。三、解决毕业生档案管理失范的路径探析1.提高档案意识理顺档案管理机制27号令把领导体制提升到"总则"中首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导并明确了其主要职责进一步确立了学生档案的价值和保存任务明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题是在市场经济条件下多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核使存放在人事代理机构的毕业生档案得到动态更新减少"弃档"现象为毕业生进一步就业打下基础。2.加强制度建设引入档案管理质量体系高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求结合学校工作实际制定有关学生档案管理的规范性文件包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量应