高校学籍档案管理现况分析及对策.docx

高校学籍档案管理现况分析及对策【摘要】高校档案是学生在校期间学习生活过程的真实记录是高校和学生的重要信息资源目前我国高校对学籍档案的管理还存在不足之处。本文通过对高校学籍档案的管理现况进行分析并提出一些对策希望能在学籍档案的管理和利用方面有所帮助。【关键词】高校；档案管理；对策档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录是再现历史原貌的原始文献具有重要的历史价值。高校档案是学生在校期间学习生活过程的真实记录包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级转专业与转学、休学、复学、退学及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。目前我国高等教育飞速发展档案管理跟不上高校发展步伐在一定程度上影响了高校发展。因此明确高校学籍档案管理现况加强学籍档案管理改进已成为各高校关注的热点。一、高校学籍档案管理现况分析（一）对高校档案管理意识淡薄很多高校对学籍档案管理随意为之无人监督缺乏行之有效的管理机制和奖惩制度档案管理中出现的问题也很难得到解决缺少必要的支持。学校将学生作为学籍档案管理的被动管理对象对学生缺乏必要的教育很多学生对自己的学籍档案缺少理解和认识甚至直到毕业审查时才发现档案中出现问题或缺少文件严重影响了学校的管理秩序。（二）高校档案管理人员不专业很多高校的学籍档案都由教务管理人员兼职管理缺少专门的管理人员有的人甚至没有接受过档案管理知识的培训。加之教务管理人员平时工作繁忙没有时间和精力顾及档案的收集、整理和归档工作导致学生的学籍档案只是入学时收一下毕业时发一下在校期间基本没有整理、补充和归档学籍档案管理如同虚设。（三）档案管理制度不完善要搞好学籍档案的管理工作健全的档案管理制度不可少。目前很多高校的学籍管理仍以教务处或学生处为主缺少专门机构和专业人员学籍档案也只是学生入学时收上来作为材料搁置在一旁有的高校沿用旧的规章制度有的甚至缺乏学籍档案管理的规章制度。现今高等教育改革很多高校都采用了多层次、多形式、多专业的办学模式在高校其他方面都与时俱进紧随改革步伐的时候学籍管理制度的不健全更加难以适应现在高校的办学模式。（四）未采用电子化管理模式随着计算机技术和网络技术的普及学籍管理采用电子技术手段已势在必行很多高校也都引进了教育管理系统软件采用新的管理方式。但高校在采用了电子学籍管理方式后更加忽视纸质档案的重要价值学校在补充电子档案的时候忽视纸质档案的补充导致纸质档案与电子档案不能同步整理归档。同时电子档案网络化管理也存在瑕疵如学籍信息都由学生自由填写信息的真实如何甄别如何保障学生信息的安全及信息共享问题等也亟待解决。二、完善高校学籍档案管理对策（一）树立现代化的学籍档案管理理念要实现档案的价值发挥档案的作用必须在源头做好档案的管理工作从思想上认识到档案的重要性。首先领导要充分认识到档案的价值和作用意识到档案管理工作的重要性从机构设置到人员配置到管理机制建设等方面给予档案管理部门充分的支持切实解决档案管理中的难题加强档案管理建设。其次要提升档案管理人员的业务素质和责任心档案管理人员要认识到档案工作的意义和重要性加强工作认识提高工作质量。要更新档案管理理念将被动的信息管理转化为主动的信息服务将档案库转化为人才信息库充分发挥档案信息的价值和作用。（二）实现高校学籍档案管理的信息化、网络化教育部从2001年开始对高等教育学历证书实行电子注册制度。建立高等教育学历证书电子注册制度是在高等教育改革的背景下使高等教育健康发展保证高等教育质量维护国家学历制度和学历证书的严肃性维护高等学校毕业生的合法权益的需要。实施高等学历教育的高等学校按国家招生规定录取的学生所取得的学历证书均须进行电子注册是拥有全国唯一的高等教育学历信息数据库。高校学籍管理部门应与全国高校学历电子注册系统联网上下联动建立一个完整的高校学生学籍管理信息系统。从新生的录取开始到学生毕业动态加入学生在校期间全部信息材料贯穿学生在校期间的整个学习过程构建一个完整的高校学生电子学籍档案体系。全国普通高校全部实行了学历电子注册制度。国家教育部为此专门研制“全国大学生学籍、学历管理系统”软件。该系统从新生的录取简明登记表信息到毕业证书打印、发放、转入校友数据库贯穿学生在校期间整个的管理过程形成了一个毕业生完整的电子档案学籍管理逐步实现信息化、网络化。其中“学籍管理库”是该系统信息管理的核心是学生的基本档案信息所在包括姓名、性别、出生日期、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长、身份证号、健康状况、奖惩记录、社团记录等等。这一段的档案信息记录了一个学生在校期间的所