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财务会计电算化管理[摘要]本文首先介绍了会计电算化的工作原理指出了会计电算化的局限性;然后分析了ERP系统财务管理的三个特点:即时性集成性和远见性;最后比较了会计电算化和ERP系统的财务管理之间在应用中存在的差异。[关键词]会计电算化;ERP系统;财务管理一、会计电算化及其局限性会计电算化是以计算机以及数据传输和通讯设备作为数据处理系统的核心完成从原始数据的搜集以及经由记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列会计工作。在此过程中会计人员只进行一些辅助性的操作即只需把会计数据以规定的要求输入处理系统计算机即可按照事先编制好的程序自动完成会计数据处理并将最终结果———财务报告打印出来。会计电算化是把系统工程、电子计算机技术等科学与会计理论和方法融为一体通过货币计量信息和其他有关信息的输入、存储、运算和输出以现代机器工作取代手工操作实现会计工作方式的变革和人的解放提供计划和控制经济过程需要的会计信息。会计电算化系统使得会计人员从财务账册中解放出来但并未从根本上提高财务信息质量。电算化系统的信息源基本依靠手工录入或部分的数据导入从宏观层面讲会计财务的作业方式长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上仅记录业务结果。另外系统的信息处理一般都是对手工会计职能的自动化系统的结构是面向任务和职能的这对满足会计核算的要求来说已经足够但在业务流程的监控和与其他系统的集成性上还需要加以完善。会计电算化在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱不论是时效性上还是针对性上都难以展现作用。当企业发生危机时它又总是首先反映在财务危机上不是缺少现金就是缺乏持续经营所需的资本。在这种情况下产生于上个世纪90年代的ERP系统成了企业的一个新选择。二、ERP系统财务管理的特性分析企业资源计划(EnterpriseResourcesPlanning简称ERP)的基本思想是将企业的运营流程看作一个紧密连接的供应链包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等其目标是充分协调企业内外部资源确立企业全面竞争优势。ERP系统是个较完整的集成化管理信息系统包括分销、制造、财务、质量控制、售后服务、人力资源、运输管理等子系统。ERP系统以业务为中心来组织根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计能跨越职能领域的边界实现整个企业信息的集成。在ERP系统中财务子系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分与其他子系统有着密切的联系。ERP系统的财务管理的特点主要包括三个方面:(一)即时性:资料管理功能实现之基础在ERP的状态下资料是联动的而且随时更新每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。一般说来影响企业竞争力固然有许多因素但一个很重要的因素在于它对企业内部各种信息的把握以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里不仅要知己知彼还要贵在“即时”。ERP系统中资金管理对会计科目的分层使之相对于其他会计软件确立了绝对的优势即不需要任何人工分析系统自动实时生成《现金流量表》。财务管理系统的资金管理模块将会计科目分为三个层次:1.现金层:包含货币资金和短期投资等科目它相当于《企业会计准则—现金流量表》(略作《现金流量表》)中对于现金和现金等价物的定义即库存现金。它是能随时支取的银行存款和其他货币资金以及三个月内到期的短期债券等期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。2.收入支出层:包含的科目代表了企业现金流量的起源。比如产品销售收入代表了现金流入的起源固定资产、库存商品代表了现金流出的起源。而长期投资、应交税金的明细科目则分别代表了现金流入和流出。所有的权益类和损益类科目都应包含在这一层。这一层对应于《现金流量表》中现金流量的分类或者说直接反映了《现金流量表》的主要内容即经营活动、投资活动、筹资活动产生的现金流量以及汇率变动对现金的影响额(包括明细项目)。3.应收应付层:不仅包含应收账款和应付账款而且还包含预收和预付账款、其他应收和应付款、应收和应付票据等科目。这一层的科目反映了收入和支出在形成现金流量之前以短期债权债务存在的临时状态。它对应《现金流量表指南》中计算各表项时的调整项。(二)集成性:财务管理数据可靠性之保证在ERP系统中财务子系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分与其他子系统有着密切的联系如分销、制造子系统的业务数据通过信息集成可直接传入财务子系统。财务集成是指在采购、销售、生产等业务的处理过程中系统自动采集业务数据自动选择总账科目和分账科目自动生成记账凭证。ERP系统的集成会计业务处理包括采购集成、销售集成、库存集成及生产集成会计业