新时期企业档案管理模式创新.docx

新时期企业档案管理模式创新摘要：本文分析了新时期企业档案工作的发展趋势及现行企业档案管理局限性以档案提供利用理论、知识服务、全成本管理等理论为基础探索构建了一种以利用工作为导向的集约、动态闭环式的新型档案管理模式并提出了该模式的实现路径。关键词：企业档案；管理模式；知识服务；全面成本管理随着知识经济时代的到来以及信息技术、网络技术的发展企业档案工作的发展面临着许多新的挑战传统企业档案管理模式体现出一定的不适应性企业档案管理模式创新成为档案工作面临的新课题。档案管理模式是一种反映各层次档案管理工作间以及档案管理工作内部各个环节之间内在机理的一种管理形式。它包括宏观档案管理模式和微观档案管理模式两个层次的内容。微观档案管理模式指具体的档案管理模式即我们通常所称的档案实体管理模式。本文主要研究档案实体管理模式。一、新时期企业档案工作的发展趋势要求1.知识经济对档案知识服务提出新要求服务性是档案管理的重要性质但在不同的时代其服务具有不同的特点。在相当长一段历史时期内档案服务具有较强的政治性服务于统治阶级。知识经济时代的到来促使一种新的资源观的形成——知识资源观这种资源观要求档案部门开展档案知识服务。2.信息技术应用促使档案工作格局发生根本性变化随着信息技术在档案工作领域的深入应用企业档案信息化程度不断提高特别是数字档案馆的建成将推动传统档案工作的格局发生根本性变化：电子文件将逐步替代传统载体档案成为档案管理的主体档案的加工、传递和借阅基本通过网络实现传统档案库房将被存储系统替代传统档案实体管理工作将更加快速、高效企业档案工作重心势必向档案知识服务方向发展。3.市场经济下档案工作的成本管理需要市场经济体制确立以来企业越来越重视成本管理并逐步实现了全面成本管理对运营过程中的全部成本以及成本发生的全部过程进行全方位的管理和控制积极实现投入的科学化和产出的最大化。这对于一直以来依靠“皇粮”供给的档案部门来说是一个巨大的挑战如何转变思路、创新发展模式解决档案工作专业化、规范化发展需要与科学投入之间的矛盾成为摆在档案部门面前的重要问题。二、企业档案管理模式创新的理论基础与思路1.理论基础（1）档案提供利用理论档案提供利用是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据通过一定的方式与方法直接提供档案信息为社会各项事业服务的一项业务工作。其意义和价值一是直接实现档案价值使档案发挥其应有的作用；二是沟通档案工作与社会各方面的联系检验评价档案管理工作的总体状况、水平和工作成效及时掌握档案的利用效果[1]。（2）知识服务理念知识经济时代赋予了“知识”更加深刻而丰富的内涵“不仅包括科学技术知识还包括人文社会科学的知识、商业活动、日常生活以及工作中的经验和知识、人们获取并运用和创造知识的知识以及面临问题做出判断和提出解决方法的知识”；不仅包括文献等编码化的显性知识还包括存在于头脑中尚未公开的隐性知识[2]。知识服务是以信息和知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程中提供能有效支持知识应用和知识创新的服务。知识服务理念要求档案部门不能满足于进行信息层面上的服务要对信息进行深层次的挖掘实现知识服务[3]。（3）全面成本管理理念全面成本管理是以成本管理的科学性为依据运用成本管理的基本原理与方法体系优化成本投入、改善成本结构和规避成本风险为主要目的对企业经营管理活动实行全过程、全员、全部门的成本控制的基本理论、思想体系、管理制度、机制和行为方式。这要求企业档案部门在考虑专业发展的同时也要考虑考虑单位的运行成本[4]。2.新型企业档案管理模式设计基于上述分析本文认为应构建一种以利用工作为导向的集约、动态闭环式的档案管理模式（见图1）。以利用工作为导向指将档案工作重心由传统的档案实体管理转向档案信息服务并以档案信息服务工作为牵引推动档案工作全面发展；集约式是指以成本管理思想为指导统筹资源实现部分环节工作在单位内的集约式管理；动态闭环式即遵循并建立档案工作各环节之间的闭环式互动关系实现各项工作的良性循环和持续改进。（1）建立面向用户的档案信息服务模式即以满足用户的需求为宗旨档案人员通过对用户需求特点的跟踪和用户利用效果分析变传统的被动服务为主动服务将档案价值的多样性与用户需求的多维性、潜在性联系起来。该模式下档案利用工作被独立出来并与档案利用工作、档案价值鉴定、档案资源建设等各项工作形成一种互动关系[5]。（2）建立一站式的档案实体加工模式档案集中统一管理模式便于档案的安全保管和开发利用是国内企业档案管理的基本模式。但随着市场经济的发展企业以占领市场获得利润为目的