学院电子档案监管思索.docx

学院电子档案监管思索本文作者：邹晓军林玲高军单位：塔里木大学档案管理员由教学秘书兼职由于大多没有经过专业培训不懂档案管理业务和要求严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。[1]1.3电子教学档案安全问题突出。在网络环境下影响档案信息安全的因素很多一方面来自操作系统因素、硬件设备因素和网络黑客等[2]另外一方面档案管理人员随意插用移动存储介质拷贝他人文件失泄密事件时有发生。因此必须高度重视校园网络信息的安全问题。缺乏对原始档案的管理。教学档案来源比较广泛而且非常杂。既有上级部门的通知、通告、教学任务等又有教师的教学日历、电子教案、教学大纲等还有学生的个人信息表、学生成绩表等从而产生了大量的草稿性的、原始的电子档案但二级学院的档案管理人员认为经过修改、整理后的电子教学档案才具有归档性对原始的电子教学档案用后就删无从体现电子教学档案原始性、真实性和完整性。以学生成绩为例很多教学秘书认为教务管理系统中有就可以了没有及时进行备份由于操作系统崩溃使数据丢失这就会造成无法挽回的损失。加强全员档案意识。首先主管教学领导要树立档案意识加强对电子教学档案的监督、检查；其次要树立教职工档案意识确立档案的价值观和效益观实行由二级学院各部门和教职工立卷归档责任制把每个人的电子教学档案的建立纳入年终考核范围以养成随时进行档案归档的好习惯。最后作为档案管理人员的教学秘书要提高档案管理尤其是电子档案管理素养积极对电子档案进行整理、归档更好的为教育教学服务。建设和完善二级学院电子档案管理制度。依据国家有关档案管理的标准结合二级学院自身特点制定电子教学档案管理的各项规章制度如：档案保密制度电子教学档案管理制度档案员责任制度等一定要有可操作性以便对电子档案工作各个环节进行有效管理。加强安全防范能力。首先要严格执行电子档案保密制度即配置档案管理专用电脑保证专人专用设置开机密码不得让他人使用不得随意插用移动存储介质拷贝他人文件等。其次加强技术保障包括安装最新防毒软件和防火墙不断安装软件补丁更新系统漏洞对重要文件进行备份从多个方面进行防范尽一切可能去制止、减少一切非法的访问和操作把不安全因素降到最小。另外为了防止档案专用电脑出现故障每个月需对电子档案进行备份。加强对原始电子档案的管理。电子档案收集相比纸质档案收集更加复杂既要保证其真实性和完整性又要保证其原始性。电子档案不如纸质档案直观若不及时收集就很可能散失毁坏必须从文件形成之时起采取措施对电子档案收集管理实施全过程管理切实做好收集积累工作[3]。为了保证归档电子档案的完整、真实由电子档案的产生者（包括教师管理人员等）把形成的电子档案进行分类整理后集中发送给档案管理人员档案管理人员按照教务管理系统的模块进行严格分类归档并做好文件的标记及目录的登记并及时将相关档案及时上传至服务器以便相关师生能上教务管理系统及时查阅相关信息。开发电子档案管理系统。现阶段我校的档案管理系统还需要靠人工一个个输入信息并且是简单的目录检索档案数字化建设一直比较滞后如何构建网络电子档案管理系统是目前急需解决的问题。积极推进教学档案数字化建设实现档案资源共享是我校正在努力的目标。目前教学档案全文数字化还不现实可以先把档案目录数字化供师生进行网上查询还可以把重要的、价值高的、师生需求大的档案优先转化为电子档案更好的为广大师生服务。总之在教务管理系统背景下电子教学档案在教学管理工作中逐渐发挥着重要的作用。同时作为一名从事最基础工作的教学管理人员要不断加强学习培养自己的档案管理素质多思考、想办法认真研究电子教学档案如何实现与教务管理系统的无缝对接以适应现代化教学管理的需要。