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声像档案管理现状与对策研究论文论文关键词：声像档案档案管理对策论文摘要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平已到了非抓不可的程度。声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体以影像、声音为主并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平已到了非抓不可的程度。因此采取有效措施加强声像档案管理工作刻不容缓。一、声像档案管理存在的问题（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中仅有3个单位没有声像设备仅占2％98％的单位都有1台以上的声像设备设备总数达971台（架）。从总体讲声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求占17％致使有的设备闲置没人会用难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥最终造成一些重要活动没能及时摄录档案没能完整保存下来给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中有专职156人兼职287人平均年龄35岁大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中专业工龄1至5年者381人占86％5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人仅占16％其中1至3个月短训（摄录专业）的66人专科毕业2人有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。事实证明摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用加上认识上的误区造成了声像档案管理上的不规范。也就是说产生声像档案的第一关和归档不把好关待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集那只能是“亡羊补牢”了。（三）声像档案管理混乱问题复杂1、管理制度不健全声像档案没有集中统一管理调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度占47％有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理随时形成随时移交仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室占35％；三是由科室分散保管或个人保存占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理缺乏必要的管理制度或有的单位虽有管理制度但落实不够缺乏有效的保障措施。2、档案意识不强声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档影像需辅以文字说明如果不及时归档日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现有近20％的单位有积存照片没归档且多数照片、底片早已分家或已无底片文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看更令人担忧相当一部分单位都是“一盘带子反复用”原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案虽管理不规范但当档案部门去收集时往往不愿交。究其原因主要是档案意识不强对声像档案管理缺乏重视。3、管理状况“喜”“忧”悬殊发展不平衡调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个竟占40％两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张其余160个单位20860张平均130张（其中多者上千张少者几张）。仅从照片档案一项看声像档案的管理水平就很悬殊。4、保管条件差声像档案难以长久保存声像