企业合同管理体系的构建.docx

企业合同管理体系的构建一、妨害企业财富增长的合同管理缺陷一是只见树木不见森林。不少企业把合同管理纳入行政管理范畴甚至有专事内控制度诊断与设计的中介机构也持此观点。这种观点的逻辑大概如此：合同是文件签订合同要用印章签定的合同要作为档案保存而行政管理部门（通常是办公室或综合部）是管理文件、印章和档案的部门所以合同管理属于行政管理。持此观点的人把合同管理等同于合同文件、合同用章和合同档案的管理其认识上的偏差显而易见。仅以管理的环节而言合同的管理是一个包括资信调查、缔约谈判、文本设计、审核批准、合同签署、依约履行、监督维护、资料归档和纠纷解决等主要环节在内的复杂的动态过程岂是文件、印章和档案管理所能涵盖？如果把上述的每个环节看作一颗树那么合同管理就应该是一片森林绝不应该只见树木不见森林。二是只管生不管养。与上述只见树木不见森林现象有"异曲同工之妙"的是部分企业的合同管理其着眼点仅在于合同的签订阶段。这些企业在签订合同时可谓煞费苦心审慎地拟订条文认真地组织讨论有时还要隆重地举行签字仪式。而合同一旦成立生效对其后续的履行和维护却没有相应的管理跟进甚至束之高阁不再过问。待到纠纷顿起才发现该变更的没有变更应解除的没有解除需制作保留的证据没有制作保留从而丧失了维护自身权益的大好时机。形象地说合同也有其生命周期：合同的订立是其孕育阶段合同的生效意味着出生合同的履行事关能否健康成长发现合同有瑕疵或产生违约行为说明生病了而合同的解除等于非正常死亡到了纠纷解决阶段则属于处理后事。如果知道合同也有"生老病死"就不能只管生不管养虎头蛇尾要不得。三是各自为战流程虚化。即使在制订了合同管理制度、规定了合同制作流程的企业里合同管理不到位的现象也依然普遍存在常常表现为：有些企业领导习惯按自身分管的业务范围走纵向程序制作合同常忽视横向职能部门对合同的审核功能；有些部门怕被分权对有关其固有业务的合同喜欢独立操作；部门之间缺乏默契配合和深入沟通造成在合同洽谈、制作、履行诸环节上相互脱节；法务人员不能参与相关的业务活动无法了解合同的背景资料在审核合同时因不明就里如雾中看花难以在合规与效率之间进行准确把握。因制度不能融入到日常的经营管理环节流程也就蜕变为合同签批单上的签字程序。其结果可能是合同的洽谈人员不是合同的起草人员合同的审核人员也没能参与合同的制作合同的审批者又往往只批不审；而且当待签的合同有很强的时限要求时前道环节的人签了字后道环节的人可不签乎？四是只求外力不练内功。有越来越多的企业聘请了律师担任法律顾问并把控制法律风险的重任全部交由律师去承担而忽略了自身法律风险控制能力的培养。风起于青萍之末风险的控制宜从源头抓起。如果律师不熟悉企业内情不掌握决策意图不参与洽谈过程不了解背景资料其起草的合同就难免隔靴搔痒或无的放矢或详略失当或刚性有余而柔性不足；其出具的法律意见虽然中规中矩但往往只有是否合法、合规的法律判断缺乏对合同交易价值的商业判断；多是对法律条文的引用少有对交易方案的斟酌。出于商业秘密保护的需要只靠外部力量来控制合同风险并不现实；而律师为维持温饱也不可能为单一客户投入其全部精力。就如身体的健康更多依赖于自身的免疫能力一样企业应重在自身法律风险防范体系的建立、健全只有坚持内外并举既善于借助外力又埋头苦练内功才能准确平衡机会与风险并使风险时刻处于掌控之中。二、影响企业财富增长的合同管理模式剖析企业因其发展阶段和发展目标、所从事的行业和所处的环境、以及领导人的思想认识等诸多方面的不同对于合同管理自然形成了各自的模式。（一）从是否聘任法律顾问的角度看可归结为三种模式一是服务外包型。这类企业内部不配法务人员不设法务机构但聘有外部律师担任常年法律顾问。这种模式适用于自身缺乏专业人才或配置专业人才不经济的广大中小企业其主要优点是可以广泛借助外脑；其主要缺点是沟通不畅风险控制滞后不系统。服务外包已成潮流但在成熟的市场经济国家大型企业很少会把法律事务全部外包因为控制法律风险的能力通常是企业核心竞争力的必要组成部分。二是机构内设型。采用这种模式的多是大型企业。基于雄厚的资金实力庞大的业务规模高度的规范化管理要求和成熟的风险控制理念这类企业设置了大型的内部法务机构并以自己的法务人才为处理法律事务的主要依靠对象。这种模式的最大好处在于内部沟通方便高效监控风险及时到位且有利于保护商业秘密；其主要缺陷在于人数毕竟有限的企业法务人员不能全面应对各类复杂的法律难题法务人员通常因缺乏调查取证的权利不能充分满足企业在处理外部纠纷时的需求。三是内外结合型。即企业既设置内部法务机构又聘请外部律师担任常年法律顾问。这种模式常为管理提升时期的大中型企业所采用。这类企业在继续