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城建档案监管工作思索本文作者：孙艺文单位：云南省昆明市石林彝族自治县城建档案室要做好城建档案管理工作首先要建立健全管理机构和管理制度有效的管理机构是管理工作的前提和保障。作为一个县级的城建档案室本人经历了从兼职管理到专职管理再到专管机构管理的历程从不被人理解到有所认识到理解到重视最后到得到尊重的曲折历程其中可以说是充满了辛酸和感概。其中最大的感概就是管理机构的建立和管理体制主客观的健全是城建档案管理工作的前置和保障当初刚开始开展这项工作时大多数人不理解认为是多此一举。后来在上级领导的支持和关心下成立了城建档案室并制定了档案的收集整理、阅卷归档、管理利用制度这项工作才算是逐步走向正轨到后来随着城市建设的迅猛发展城建档案在城市建设中得到广泛利用人们对城建档案也从被动服从到理解配合现在很多建设单位是主动咨询要求提交管理。可以想见如果没有相应的管理机构就难以有健全的管理制度也就无法形成档案的有效收集和利用了。与时俱进做好城建档案的信息化管理工作与时俱进是每一个国家工作人员在日常工作中应具备的基本素质包括工作理念、工作制度、工作方法在城建档案管理中同样如此。随着城市建设规模的日益扩大城建档案无论从数量上还是类别上均有了巨大变化传统的管理模式已不能适应新的形势和要求档案管理工作也面临着改革完善的要求。电子信息化管理电子信息化管理就是城建档案管理工作现代化的标志之一它具有多种功能从目前的科技水平来看电子信息化应用于城建档案管理方面主要有以下功能：存贮、补充、修改和调整城建档案检索目录及内容。输出城建档案内容提供、查阅并按照要求进行出具和打印材料等。编制各种类别和城建档案材料的登记、统计表册。对所贮城建档案信息进行分析比较、综合判断、排列统计按需要提供有关城建档案方面的情况作为所需部门决策参考。对特殊需要的部门和领导应采用与电子计算机系统相连接的终端阅读城建档案内容提供远程的服务免除借用的来往之劳。实现档案利用网络化。在档案室配有电子屏幕和触摸查询设施。在瞬息万变的经济时代根据不同查档者的要求做好档案咨询和信息服务。建立计算机系统建立城建档案新途径提高城建档案的查全率、查准率和检索速度提高服务质量等等。电子计算机在城建档案管理中的功能是很广泛的可以预见随着城建档案提供利用工作的深入发展和电子计算机自动化系统的完善其功能将会得到更充分的发挥。城建档案管理工作信息化必须具备以下条件：培养熟练掌握电子计算机技术的人才普及电子计算机知识使专业技术人员和管理人员相结合。打好管理科学化的基础建立健全各种规章制度实现城建档案管理工作标准化。加强对数据的管理确保数据准确、及时、系统。建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看最需要解决的是著录与标引。一个完整的档案计算机管理系统其工作流程可归纳为：档案数据的收集————档案前处理工作————档案数据的录入————档案数据的存贮————档案数据的加工————档案数据整理————档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著录、标引是整个计算机管理系统的基础档案前处理工作是由档案部门将收集到的档案进行分析、加工、组织最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式的过程。即形成计算机语言的过程这项工作不仅难度大质量要求高而且工作量大耗时长是一项比较复杂的技术很强的工作。因此从事这项工作的人员必须具备较高的专业知识和计算机应用知识要掌握一定的标引技术和方法。我们还应积极探索档案信息数字化新途径。网络、通信技术与档案信息数字化相结合是城建档案管理的必然趋势档案数字化是城建档案管理的发展方向开辟档案原文计算机管理的新领域、创建网上档案馆为城市建设的可持续发展和数字化档案管理提供证据、信息和记忆的管理保证真实、可靠、完整、可用的城市建设文件与档案信息在电子、数字和网络环境下达到积累、共享与交流。其他载体信息的管理对不同载体和形式的档案要采用不同的管理方法最好做到专人负责专业人员管理一门或一种档案。管理人员要经过严格的培训取得相关的资格等。不同载体的档案整理要遵循不同的原则但总的要遵循基本建设程序按照呈报、设计、施工、竣工、验收四个基本形成阶段进行分门别类的系统整理使其保持内部有机联系又有始有终、成龙配套达到完整、准确地揭示城市建设活动的真实历史面貌的目的同时又便于保管和提供利用。做好城建档案的保密工作城建档案的利用是城建档案工作的最终目的。城建档案作为一种重要的科技信息资源是城市建设机制良好运行的基石也是档案事业全面发展的重要组成部分。做好档案的保密工作尤其重要要注意以下几点：档案保管过程中的保密工作做好档案保管期限与保密期限的区分划分工作。做好档案密级的划分调整工作。档案利用过