事业单位人事档案信息化管理问题及对策.docx

事业单位人事档案信息化管理问题及对策1我国事业单位人事档案信息化发展的趋势事业单位人事档案是有关事业单位职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。随着计算机网络的迅速普及人类已经进入信息代时代计算机能够大量存取数据查找方便快捷运行速度快等许多优点因此应用计算机进行管理的事业单位越来越多人事档案的管理不甘落后急需运用计算机进行档案管理“建立计算机人事档案管理数据库有利于针对各级干部进行数据化分析方便领导制定工作方向和管理目标。”有许多机关单位和软件开发商联合自主研发本单位具体情况下的系统应用软件比如河北大学自行研究开发的“人事档案管理体系”哈尔滨医学院利用数据库系统开发的“医学院人事管理系统”科星公司最近刚刚研究制作成功的“图象人事管理”等基本能够满足单机条件下人事档案管理的操作在一定程度上降低了工作人员的工作强度提升了工作效率加快了人事档案管理工作的现代化进程。通过上述分析我们住地人事档案管理实行现代代管理已势不可挡。就目前事业单位人事档案信息化管理现况而言就是把运用先进的信息技术并将其用到人事档案管理方面用于提升事业单位人事管理的工作效率其目的不仅有利于人事档案的长期保存而且还能够降低档案管理人员的工作强度规范单位人力资源管理系统。2事业单位人事档案信息化管理中存在的问题2.1信息化程度不高资源共享程度不够在信息化建设的过程中并非所有地区均无法投入足够的资本一些发达城市早已将系统开发出来并投入到事业单位或事业单位中进行使用。而科学技术在虽然资金的支持下满足了目前的信息化管理需要但是使用者技术能力薄弱信息化认识度较低最终造成了系统的浪费。与此同时在管理系统中通常会设有一定的使用权限各部门账号登入后仅能够查阅本部门人事档案信息部门之间的资源互通并没有落实。这样的系统使用方式也造成了管理的不便利性并不符合信息化的发展需求。如党委办公室需要调取资评审新近党员由于系统的局限性只能够通过党员所在部门或是人事档案管理科进行调取极大的降低了效率。2.2人才队伍落后缺乏档案信息化人才近年来各大高校纷纷开展信息技术课程以期望为社会提供充足的人才但是在各行各业的需求下但以高校作为人才供给口根本无法满足社会的需求。更具国家统计局所出示的信息来看截至2013年我国信息化指数仅为41.56（NIQ）而相关人力资源指数却不到NIQ的30%。在人事档案管理方面社会普遍性的人才缺口在该行业更为突出由于人事档案管理单位多为国家性事业单位或事业单位所能够提供的工资较少对于技术上专精人才的竞争缺乏优势。而本有管理者限于能力和年龄学习信息化知识和技术较慢。在综合因素的影响下人才的缺失严重制约了人事信息化的发展。2.3工作系统有待完善资源的开发与利用共享尚未成熟从档案的本有属性来看档案的管理工作第一项就是保密除了管理者和单位领导之外任何事业单位员工在未经允许之前不能对档案信息进行查阅等行为进而衍生出管理者和普通员工对于档案的认识出现刻板印象。而在现代档案管理在于资料的流通性使用者能够根据一定的权限快速得知员工档案信息使管理权限中出现的使用者权限颠覆了以往档案管理的认知。在档案实现网络化管理和信息查阅后刻板印象却有造成了信息流通性的不足阻碍了档案使用者的查阅权限即无法实现准确、有效的信息共享与信息化的发展需求背道而驰。3提升我国事业单位人事档案信息化管理的对策3.1强化管理实现档案管理系统的信息化档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。因此笔者认为在档案信息资源的规划和管理过程中应逐步建立健全档案管理的软件技术紧密结合事业单位档案管理工作的特征逐步建立技术含量高、快捷方便的电子档案管理系统具体做好档案管理的收集、分类、鉴定、保管及调用等环节的信息化、自动化、数字化工作切实提高档案信息的使用便捷东性。只有不断强化档案与事业单位生产经营活动之间的衔接才能更好的实现档案管理编码与事业单位生产经营活动相统一、高资源共享的目标。3.2狠抓软硬件基础建设推进档案信息化的完善在采取档案信息的过程中关键的技术是运用当前信息技术和电子计算机技术下最先进、最具开发潜力的前沿科学。如海量数据存储、图像分类、大量并发查询以及智能检索等技术。总之事业单位在信息化档案的建设中应制定与实际相结合有特征、有技术含量的建设方案。3.3做好档案数据库和档案管理系统的同步优化工作建立规范的数据库管理系统是档案信息化建设的技术支撑。在建设和开发数据库的过程中档案信息数字化系统在实现文件处理向数字化管理的转变过程中有着至关重要的作用。而建立数据库是一个漫长而又复杂的过程它需要长时间的积累是一个由低