医院人事档案信息化管理的问题及对策.docx

医院人事档案信息化管理的问题及对策医院人事档案是医院员工在人事相关活动中形成的记述和反映医院员工的经历和德才表现以个人为单位组合起来以备医院考察的文件材料。记录反映员工的学历学位、专业技术职务、考核考察、进修培训、家庭关系、思想品德、表彰处分等方面的基本信息。医院人事档案管理为人才选拔任用、职称晋升、考核评优等工作提供依据。随着我国医疗卫生体制改革不断深入医院人事档案管理工作面临着新的机遇与挑战。为充分利用医院人事档案中的信息资源促进医院管理标准化建设需开发应用一套满足实际工作需要的人事档案管理信息系统。一、当前医院人事档案信息化管理存在的主要问题（一）重视程度不够。医院领导层对人事档案管理工作不重视认为人事档案管理在医疗核心工作中起到间接辅助作用不能直接为医院创造经济财富和社会效益；还有的领导甚至认为人事档案管理工作仅仅是人事部门的事情因而没有加以重视也没有在人力、物力、财力等方面对人事档案管理加大投入致使人事档案管理长期处于维持现状和被动应付的状况医院人事档案信息化建设也就无从谈起。（二）基础设施建设落后。目前许多医院的人事档案基础设施建设落后还停留在纸质档案阶段人事档案信息化程度不高未能将现代化信息技术手段全面引入医院人事档案管理工作。（三）管理不规范。传统的医院人事档案管理方法局限于保管保存功能利用率不高实际工作中方法单一致使效率低下现代化管理手段没有充分应用到人事档案管理工作中明显滞后于医院各项工作的快速发展。随着人事制度改革的不断深入档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化部分旧的管理制度不适应社会发展的需求亟待进一步修订完善。（四）管理队伍不专业。档案管理人员需要具备过硬的政治素质和业务素质还要具有爱岗敬业的职业素养。在人事档案管理信息化过程中档案管理人员不仅要精通档案管理专业知识还要能熟练掌握计算机和网络应用技能。当前很多医院人事档案管理人员不能完全达到以上工作要求需要进一步的学习和培训。二、做好医院人事档案信息化管理的对策（一）重视医院人事档案信息化管理工作。医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待加强人事档案管理基础设施建设切实将其纳入重要议事日程。应着重加强人事档案管理工作人员的思想教育完善医院的人事档案工作考核制度体现多劳多得、优劳优酬充分调动管档人员的工作积极性提高工作效率。（二）提高医院人事档案信息化建设投入。医院提供一定的资金支持更新硬件设备如计算机、扫描仪、照相机等；提供技术支持通过公开招标采构引入专业档案管理软件来提高医院人事档案管理的信息化程度。同时加强医院人事档案管理安全措施在软件应用的基础上加设防盗系统。（三）做好医院人事档案系统维护。主要包括以下方面：1.规范的录入规则和内容。在原始数据录入时应该建立统一规范的录入规则所采集数据应针对实际工作需求以免造成浪费做到有用必录入无关少录入让人事档案管理系统便捷高效清晰易懂。2.定期的日常维护。建立人事档案系统不是一件一劳永逸的事情需要定期进行对于系统数据进行管理维护与更新。只有经常对系统进行维护才能确保医院人力资源系统的长期长效运用。3.档案的保存与管理。医院人事档案信息化管理是将数据保存在服务器中同时将数据备份放置硬盘中以防服务器出现问题。在人事档案的管理过程中不仅要依靠信息化系统还要对于原始纸质档案进行妥善保存。做到实时系统、硬盘备份与原始材料三方的妥善保存与管理防止各种意外情况的发生。4.落实安全保护措施。在服务器与客户端之间设置“防火墙”定期修改服务器密码针对相应管理人员的上岗、离岗情况签订保密协议明确管理人员和工作人员申请、变更、注销权限等。严格执行保密规定加强人事档案信息安全管理。在日常管理工作中将人事档案信息安全纳入医院安全保护管理的范围。（四）加强信息化管理制度建设。应建立健全人事档案信息化管理制度特别是要建立健全医院人事档案材料收集、整理、归档、保存等相关制度和人事档案计算机使用管理制度严格落实加强监管明确各个岗位的工作范围及职责规范档案管理人员行为。（五）建设一支高素质的档案管理队伍。要不断加强档案人员的政治素质、业务素质、工作作风等方面建设通过业务学习、教育培训、外出进修等方式实现管档人员的基本理论、业务技能、工作水平的提升努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质医院人事档案管理队伍。鼓励档案管理人员在工作中总结创新工作方法和途径促进人事档案工作的不断发展。三、结语医院人事档案管理为医院人才培养、制定人力资源发展规划等工作提供了有力的信息支撑是医院人力资源管理不可或缺的重要组成部分。新形势下进行人事档案管理改革势在必行只有加快人事档案管理信息化建设才能更好地提高医院档案管理