学校档案信息化建设探析.pdf

学校档案信息化建设探析摘要：作为学校中的一项重要的日常工作档案信息建设与管理负责为学校教学评估、学生管理、教学研究等多项工作的科学开展提供真实可靠的参考依据。而在大数据时代下学校档案信息量激增档案信息类型愈发多元因此传统人工操作模式也早已不再适用。为此学校有必要加强档案信息化建设。本文将结合笔者长期工作实践从阐明眼下学校档案信息化建设管理中的现存问题入手重点探究学校档案信息化建设的有效策略。关键词：学校档案；信息化建设；有效策略开展学校档案信息化建设不仅有助于学校完成对各项档案信息的收集整理与保存管理同时对于指导其开展包括教学与学生管理等在内的各项工作也具有十分重要的帮助作用。但由于受到多方面因素的影响当前学校档案信息化建设中还普遍存在各种问题。本文旨在为学校突破当前档案信息化建设困境探寻更多切实可行的档案信息化建设路径提供相关理论依据与实践指导。一、学校档案信息化建设中的现存问题分析1.档案信息化认识片面。在现阶段学校档案信息化建设中有少部分工作人员对档案信息化缺乏全面、正确的认知将档案信息化和档案数字化、档案网络化相互混淆简单认为档案信息化指的就是通过运用计算机、扫描仪等设备对校内现有的各种纸质档案进行电子化处理即等同于完成全部档案信息化建设工作。但事实上学校档案信息化建设不仅仅只局限于对各种纸质档案进行电子化、数字化处理还包括通过依托现有校园网络积极运用各种信息技术手段全面采集各种档案信息资源并对其进行深入挖掘与充分利用从而实现智能化、网络化、规范化的学校档案信息建设管理。2.相关基础设施待完善。在大数据时代下学校档案信息量骤增档案信息类型也愈发多样其在信息化建设中对于各项基础设施的要求也随之提高。但部分学校因其办学规模、自身实力等方面较为有限且长期以来一直占用大量的空间资源用于存放各种实体档案。因此也使得学校目前在档案信息化建设中专用计算机、服务器等硬件设备数量相对有限且大部分学校习惯直接采用网络中现成的档案管理工具软件并在长期使用过程中缺乏对其进行定期更新升级与运维管理故而也在一定程度上影响了学校档案信息化建设有效性的提升。3.缺乏明确统一的细则。整体来看学校眼下所制定的档案信息化建设管理制度还缺乏较高的完善性制度内容大多只从全局高度上笼统地对档案信息化建设范围、管理要求等进行简单说明有关档案信息化建设管理的具体实施方式、评价标准等方面的细则还相对较少且缺乏良好的实操性。不仅如此考虑到学校档案类型的逐渐多元化发展现有的档案管理制度还存在一定滞后性其中对于档案信息化建设与管理的部分规定内容只适用于文字、数据形式的档案信息针对图片、影音视频等形式的学校档案信息则缺乏良好适用性。因此同样也对学校深入落实档案信息化建设工作造成了一定阻碍影响。4.网络安全管理待加强。眼下大多数学校在档案信息化建设管理工作中往往会不自觉地将工作侧重点放置在学校档案的信息化处理上如通过借助相关硬件设备电子化处理纸质档案同时运用专门的工具软件对各项学校档案信息进行整理与存储等。但其对档案信息及其信息化管理系统的网络安全管理方面还存在投入力度不足、实效性较低等问题。许多学校只简单将杀毒软件、防火墙等加装于档案信息化管理系统中以此达到提升档案信息安全性的目的。然而随着网络病毒、恶意程序等不断变异发展仅采用此种简单的安全防护措施已经难以切实保障学校档案信息的安全可靠性。在档案共享、传输过程中极易出现档案信息丢失、被损毁等各种问题。5.学校档案管理软硬环境有待明确。当前大部分学校档案室已经配置了现代化、智能化管理设备能够对档案完成排序检索工作。不过对于档案信息管理权限、电子档案管理、数字化档案设施等层面仍有待加强。部分档案部门重视纸质文件整理收集忽视了电子文档的备份和整理导致有价值的档案丢失。因此有必要优化学校档案管理的软硬环境将自动化办公系统和软件管理平台相结合实现信息化档案管理和科研、教学、管理的对接。6.档案管理人员安全意识和专业素质不强。当前学校档案管理人员专业素质参差不齐无法满足信息化时代对于档案管理的要求不具备专业素质和创新精神。档案管理观念和手段较为滞后在综合业务方面与“互联网+”管理要求相背离很难使档案管理工作满足规范要求。7.学校档案建设资源不够充足。部分学校档案建设中馆藏内容有待丰富档案资源量不足以支撑学生、教师以及社会的信息服务需求趣味性不高因此无法发挥档案信息资源的价值。同时纸质版档案和电子档案利用率较低出现同质化建设问题导致档案价值下降无法体现学校档案管理的个性化。二、学校档案信息化建设的有效策略分析1.采用互联网思维实现三网联动。在学校档案信息化建设管理中相关工作人员需要重新树立正确的工作理念主动形成互联网思维并有意识地将互联网