文件筐答题方法精选.ppt

文件筐答题方法0905[情景]
辉腾集团成立于1995年，以生产家具为主，产品主要面向欧美市场，从2000年开始，销售逐年上升，2007年达到4000万美元，员工人数达到1200人，受金融危机的影响，2008年的国外订单大量减少，全年的销售额下降近50%。由于家具行业和房地产行业关系紧密，2009年的业务还会持续下滑。当前，公司的现金流非常紧张，部分应收货款难以收回，亏损越来越大。如不采取措施，会面临破产的危险。3天前，集团管理层作出决定，精简少量一线员工，所有员工的薪酬下降20%，逐步开拓国内市场，争取两年内借助国内市场扭亏为盈。您（章琳）作为集团的人力资源总监，也参加了此次会议。您很清楚相关决策将影响集团的各个层面，人力资源管理方面的变革也不可避免。现在是2009年5月17日下午2点，您来到办公室，需要处理完积累下来的邮件和电话录音信息文件，您必须在3个小时内处理好这些文件，并作出批示。5点还有一个重要的会议需要您主持，在这3小时里，秘书会为您推掉所有的杂事，没有任何人打扰。在处理文件的过程中，您可以打电话、文件、备忘录、便条、批示等形式将意见和办法做出书面表达。好，可以开始工作了，祝您一切顺利！
【任务】
在接下来的3小时中，请您查阅文件筐中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用如下回复作为样例，给出您对每个文件处理意见，并作出书面表述。
具体答题要求是：
（1）确定您所选择的回复方式，并在相应项前的“□”里划“√”：
（2）请给出您对处理意见，并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图：
（3）请注意文件之间的相互关系。
回复方式：（请在相应选项的“□”里划“√”）
□信件/便函
□电子邮件
□电话
□面谈
□不予处理
□其他处理方式，请注明
回复内容：（请做出准确、详细的回答）

-文件之间的联系：看完10个文件
回复方式
10个文件都处理了
轻重缓急：第几个处理
问题处理：找人、做事、说什么、什么行动/什么会
议/时间/发文/授权经过、要求、跟踪内容
多写怎么做，少写为什么
-不就事论事，多答可能性：
分析：对公司外部如顾客、投资人、公司形象
对公司内部如战略、流程、制度、
对其他HRM工作、其他部门/岗位、
对员工满意度等的影响
-7条以上（5条合格）
-签名上级（总秘）来件2个题
及时汇报，不要授权
亲历亲为，自己搞定
给领导2个以上的解决方案供选择
同级来件2个题
分享信息（转发相关部门）
分工协调
正职注意尊重副职
副职不得越权
注意角色定位
下级来件5-6个题
下级责任分工
给下级鼓励（有想法、有意义）
授权
专业角度分析
不对的提议要给予指导
不要越级（不必要的）
投诉下级的事件要亲自处理，下级回避
下级向您的上级汇报，要帮他提案

其他部门经理、合作伙伴来件1-2个题
服务意识
公平公正
分析同级经理提案的可行性提供咨询建议
角色合适，不喧宾夺主

外部资源（劳动部、培训机构邀请）来件1个题
协调好关系
明确表示接受或拒绝，并说明理由
资源是否重要，关系是否维系
获得学习收获

劳动安全、信誉危机处理来件1个题
短时间挽回，避免事态扩大
亲自向上级汇报
亲自处理
控制局势，不要扩大
事后总结教训
你是人力资源部副总部门经理吴副总，因部门经理杨总外出，您临时代理杨总的职务。人力资源部的组织架构是人事处、劳资处、福利处。你有三个小时处理文件。

来件一：
吴总：
福利处最近对同行业其他企业员工福利状况进行了调查，通过比较发现我公司人均福利费处于同行业中上等，但考虑到目前行业竞争激励和高水平的流动率，为增加企业凝聚力和吸引力，我们认为提高福利水平是一项有力的激励措施，因此我们提出一项增加福利的计划，将人均福利费从每人1000元提高到1500元/人，请指示。
福利处
参考答案：
1、福利处能关注员工福利待遇水平、提高企业凝聚力问题，并做了调查，对福利处提出表扬。
2、希望再提供福利调查时选择的企业、职务、当时的市场环境、信息获得渠道等资料，以确定调查的准确性。
3、若属实，人均福利费已达中上等水平，平均地增加福利费欠妥。
4、建议成立福利设计小组，重新进行福利水平、福利占比、福利构成等的调查与设计。
5、区别对待不同员工，对核心岗位人员要提高绩效工资，关注销售人员、女员工的福利设计。
6、可以采用自助式福利。
7、福利处将此提案抄送其他人力资源部门，广泛征求他们的意见。
8、福利处专业知识还有欠缺，建议学习。来件二：
吴总：
近几周有第三分公司员工反映他们工资分配不公平。指责分公司经理王卫在对员工考核不客观。分公司还有克扣临时工工资的现象，他们可能会集体罢工或辞职。
劳资处参考答案：
有两个问题，一是临时工罢工。二是调查王卫。
（一）面谈对象：劳资处经理
1、临时工罢工或辞职是一个危机事件。
2、劳资处处长