档案整理标准和要求.doc

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精选范本

档案整理标准和要求

文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。
（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。
（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。
（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。
归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。
将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。
（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。
2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。
（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中：
会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）
会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）
财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）
其他类包括：会计移交清册（15年）
会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）
（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。
（3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。
（4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
（5）编目：整理完成后，使用档案管理软件编制案卷、卷内目录。卷内目录放置每卷卷首，案卷目录汇总装订成册。
（6）移交：本单位会计部门将整理好的会计档案移交本单位档案部门时，需编制移交目录，填写移交清单，双方做好签署后移交。
3、专业档案：按照相关业务档案管理标准、规定执行。
4、基建档案：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）与《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应齐全、准确、系统。
5、照片档案：实行纸质照片、数码照片双套归档。
数码照片：收集本单位召开重要会议和活动拍摄的数码照片，建立照片档案数据库，与档案管理软件挂接并实现计算机检索，硬盘、光盘多套备份，安全保管。
纸质照片：每个重要会议或活动冲印出有代表性的照片3-5张，5、6寸均可，使用市档案局统一装具。逐张填写照片说明，说明需包含六要素：事由（照片影像所反映的事件、事务的情由）、时间（事件发生变化产生的时间和拍摄时间）、地点（被摄物所在的具体地点）、人物（照片上主要人物的姓名、身份、位置）、背景（解释照片影像主题背景）、摄影者（拍摄单位或个人）等。
6、声像档案：收集本单位开展重要活动摄录的声频、视频文件，建立声像档案数据库，硬盘、光盘多套备份，安全保管。光盘、磁带盒（套）填写说明：编号、时间、地点、事由。
7、实物档案：收集本单位荣获市级以上（含市级）表彰、称号的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书；领导人的题词；字画；以单位名义收到的礼品等有特色具有保存价值的物品，逐件编号登记，有条件放至展柜、展室保管。
8、电子文件：《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）、《天津市电子文件管理暂行办法》（津党厅〔2010〕4号》。
应将收集齐全的电子文件刻盘多套备份，对光盘进行整理编号，形成检索目录。目录项目可包括：档案类别、编号、主要内容、保管期限、移交部门、移交人、光盘刻录日期等。光盘存放要符合特殊载体保管要求。