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人事档案管理存在的问题及对策

[摘要]当今社会发展迅速，工作效率加快，人事制度

改革深入发展，人事档案的管理也出现了一些问题，如档案

材料搜集不全、管理手段落后等。为了从根本上解决我国目

前的人事档案管理问题，就必须采取提高档案管理人员素质、

完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段等人事档案管

理的体制和措施，探索和研究当今社会人事档案管理的新模

式。

[关键词]人事；档案管理；存在问题；对策

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资

等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，有价

值的历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的工作、学习

经历，他比较真实、客观地记录和反映了个人经历、家庭情

况、社会关系以及个人学习和工作方面的材料。当今社会发

展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入发展，人事档案

的管理也存在着一些问题，为了从根本上解决我国目前的人

事档案管理问题，就必须采取必要的措施。

一、人事档案管理中存在的问题

1.对人事档案管理的重视不足。 档案管理是一项专业性、

政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，

单独存放。但是由于人事管理人员编制不足，人事管理工作

量大，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属

于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，

管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了

档案管理水平。 在人事档案管理工作中，有部分领导在认

识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管档案

工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了 [1]。

因此，往往容易忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解

决，场所、经费、管理人员没有保障，档案工作自然就做不

好。

干部职工对人事档案的认识也不足。他们填写像履历表、

年度考核表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，

敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在

个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿

意将材料交给档案管理人员管理。

2.人事档案保密性不够强。 国家人事档案管理制度规定，

“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案” 。人

事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方

便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的

真实性和可靠性 [2]，“组织意见”本人是不知道，而使档案

材料的主观随意性增大。

3.人事档案有弄虚作假现象。 人事档案的生命是真实性，

在现有人事档案管理模式下， “弄虚作假”现象屡屡出现。

如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚

至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参

军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位，伪造干部履

历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打

击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象

的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑

战。

4.人事档案材料不全。人事档案短缺，材料内容不完整：

如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等

材料不全，填写项目不完整。其原因就是档案管理部门工作

人员责任心不强，没有认真及时的到各部们、科室收集应该

归档的档案材料，导致收集档案材料不全；有时只是将档案

材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时将材料

进行鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺

不全。

5.管理制度相对落后。随着人事制度改革的不断深入，

人才流动频繁，医院在选拔和使用人才的手续不断简化。由

于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻

碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案，

造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审

批工作中带来不便。

6.管理手段落后，在档案管理手段上，因为没有单独的

人事档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，

致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整

的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。

7.管理人员业务不熟：大多数的档案管理人员没有经过

组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案

的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了

解，难以适应干部档案管理工作。

二、人事档案管理存在问题的对策

1.加强领导，提高认识，建立档案管理领导小组，定期

对档案管理工作进行检查、 指导、督促，发现问题及时解决。