高校档案信息化建设的路径探讨.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高校档案信息化建设的路径探讨【摘要】高校档案信息化管理是指利用现代化信息技术对高校档案资料进行收集整理以及开发利用的过程是高校档案事业发展的必然趋势。因此研究高校档案信息化建设具有十分重要的意义和价值。笔者拟在简述高校档案信息化建设的缘由基础上分析当前我国高校档案信息化建设存在的问题并提出提升高校档案信息化建设水平的路径与措施。【关键词】高校档案管理；信息化建设；必要性；有效措施一、高校档案信息化建设存在的问题1.基础设施配备不到位。高校档案信息化建设需要基础设施配备为基础主要包括信息化建设所需的硬件设备和软件设备硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、网路设备等；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。就目前而言基础设施配备不到位主要表现在硬件设施落后和软件系统滞后两个方面。在高校档案管理信息化建设中。由于多数高校档案管理人员对档案信息化的认识不足使得档案信息化建设缺乏相应的配套设施在一定程度上制约了高校档案信息化建设的发展。2.数字化建设进展缓慢。长期以来高校档案管理信息化建设起步较晚高校纸质文档建立的档案数据库较多将全部纸质档案资料进行了数字化处理具有其复杂性也是一项浩大的工程需要大量的人力、物力。目前高校档案管理信息化存在着信息资源陈旧信息更新维护缓慢的问题直接影响着高校档案管理数字化进程不利于高校档案管理工作的有效实施。3.信息化系统标准缺乏。要实现高校档案信息资源的共享既要有高校档案管理网站信息系统设计和管理软件的应用标准也要有纸质档案的数字化标准还要有电子文件的接收、管理标准。目前各高校档案馆各自为政统一的发展规划和标准较为缺乏档案管理信息化发展存在着很大盲目性。这种状况如果长期持续下去势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患严重阻碍档案管理信息化的进程。4.信息化专业人才不足。在高校档案管理信息化建设中缺乏档案信息化专业人才的现象较为普遍。一般而言大多数高校档案管理人员不具备档案管理信息化的专业知识在具体的实际操作上更是缺乏实践经验导致高校档案管理信息化不能得到有效实施。可见信息化专业人才的不足使得高校档案管理信息化不能理论联系实际影响了高校档案管理信息化建设。二、加强高校档案信息化建设的策略1.重构公共服务性为主的复合型价值取向推动高校档案信息化建设健康发展。一是构建服务型的价值取向这就要求高校档案信息化建设的每一个环节都以服务社会和师生为中心全力提供其服务质量和效益。二是构建科学化和文化教育性的价值取向这就要求高校档案信息化建设的每一环节要遵循档案发展的规律、高校发展的规律突出高校档案的文化内涵和教育作用。2.从网络建设和档案管理制度上着手强化高校档案信息化管理体系的建设。一是制定一系列有实际约束力的规范和标准来建立高校档案信息网络改变当前条块分割的相撞使得全国高校档案网络更加统一化以便实现高校档案信息资源的共享。在信息化建设中尤其要注意制定一个统一的标准即一系列有实际约束力的规范和标准、网络传输的标准以及文献标注的标准等这样才能推动高校档案信息化工作实现全方面的资源共享。二是完善高校档案信息化管理体系的建设。首先建立一个比较新型的具有协调能力的管理机构使得管理网络能够覆盖到校、系、级。学校档案管理委员会通常由学校领导和各档案负责人组成是学校的决策机构学校各部门要根据具体情况建立双向、开放的交互式档案管理网络。同时建立一套比较科学的档案管理机制依据《普通高等学校档案管理办法》以及其他的相关要求来制定比较详细的管理办法提高档案管理水平。3.将馆藏纸质档案数字化加快高校档案馆藏数字化建设。首先要提高工作人员对高校档案信息化建设的认识。档案管理部门及其工作人员务必转变传统“重藏轻用”的观念使高校档案信息化建设的服务模式变得更加的主动积极利用现代化的网络技术手段来改变传统的手工操作和查询的方式不断提高服务质量和水平为档案管理信息化创造良好的服务条件。其次抓好纸质档案信息数字化和标准化建设。这是高校档案信息化建设的关键所在将档案信息数字化才能实现信息资源的管理、共享以及利用。一方面要努力扩大档案资料的数量另一方面要加大人力和物力进行档案馆藏的数字化和标准化建设。4.通过各种方式和渠道提高高校档案信息化工作人员能力。现代化的高校管理人员一定要具备现代化信息技术能够熟练地使用计算机来进行现代化办公否则无法满足档案信息化管理的要求。高校相关部门一定要注重档案人才的培养从以下两个层面着手：一是从现代网络技术上努力为高校档案管理工作配备计算机等专业人士提高现有工作人员的现代网络素养和网络运用能力。二是从档案学、高校管理等视角加大对现有的