高校档案信息化建设思考与探讨.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高校档案信息化建设思考与探讨高校档案信息化是以先进的信息技术、计算机和网络为手段以高校档案中的文字、图像、录音等资源为对象将高校档案的储存形式、采用的管理方法和形式以及传递途径等变成一种更易于保存、管理和传递形式。简单来说高校档案信息化就是让高校传统的档案管理过程信息化。在信息时代高速发展的今天大数据、云计算已经成为一种科技发展的趋势高校档案管理实现信息化有利于档案信息资源的整合、管理和开发更有利于实现档案资源的共享和充分利用。高校档案信息化建设需要一个较长的过程不仅需要先进的信息技术的支撑信息资源的大力开发和利用而且也需要信息服务的不断发展这些都是高校档案信息化建设工作中面临的挑战。1高校档案信息化建设是时代发展的必然选择1.1高校档案实行信息化建设的重要性。首先高校档案实行信息化在很大程度上可以减少档案的日常整理程序的复杂性使档案检索更快速和准确。与传统的纸质档案管理和检索不同信息化的管理程序一是能够实现快速检索档案二是能够自动化归类储存档案这不仅减少工作人员检索、寻找档案时间提高工作效率而且井然有序的管理流程能够使档案管理员有更多的时间和精力提供更优质的服务。其次高校档案实行信息化有利于档案信息资源的保存和共享。传统档案信息多以纸质载体存在而信息化建设是将传统的不同载体的各种档案利用信息技术进行数字化转换将转换后的信息储存在信息容量大、传递快、空间占用小的硬盘或网络空间通过计算机、网络进行检索和查阅这样更有利于档案管理者查找和翻阅也避免了对同一档案反复查阅造成的原始档案材料磨损和毁坏。此外随着信息化时代的到来高校数字化校园建设的进程也在不断加快高校各部门的信息管理系统也都在逐渐地开发和完善。高校档案实行信息化建设有利于各种信息资源的整合和利用更好地实现档案资源的共享。最后高校档案实行信息化有利于纸质资源的节约。传统的档案多以纸质载体储存而纸质档案在利用和借阅形式上主要依赖复印件的形式这在一定程度上造成了纸张和纸质资源的浪费。档案实行信息化建设后纸质档案信息转化成电子档案信息储存在电脑中档案借阅人员只需要获得借阅证明便可以实现相关档案的下载和传输甚至可以不受地域的限制在某种程度上提高了相关人员的工作和办事效率。1.2高校档案实行信息化建设的必然性。一是信息化的高校档案管理是时代发展和社会进步的必然趋势。当今时代随着科技日新月异的飞速发展社会在不断进步档案管理的信息化建设已经成为一个新的趋势和潮流是时代发展的必然结果。作为档案群体重要支流的高校档案也需要看准时势紧跟时代步伐加入到信息化建设的大家庭必须努力推进自身的信息化和数字化建设。二是高校各项事业信息化建设的需要。由于各方面的原因目前我国高校在档案信息化建设方面的发展存在不足无法满足高校信息化建设的现实需要。科学技术日益发展高校的各项事业也都开始借助科技手段和服务方式的改变来不断完善各部门的职能信息化建设逐渐成为高校改善工作的趋势高校各管理部门在信息化建设背景下都转变了原来的工作方式利用计算机进行高效率的办公。由此看来高校档案信息化建设不但可以保证高校的档案管理工作在质量和效率上有显著的提高而且这也顺应了时代发展的需求极大地推动了高校各项事业信息化的建设。2目前高校档案信息化建设存在的不足2.1高校档案信息化资源相对分散技术对接困难。高校信息化建设的深入发展促成学校各部门都采用了各自的办公信息系统如学校教务处的学籍管理系统、成绩管理系统、科研管理部门的科研管理系统等各系统产生的数据都可以直接转化成数字档案被档案管理系统接收。但是目前许多学校由于缺乏统一的规划采用的各种软件不一致因此没有统一的信息资源管理平台致使其他信息系统和档案信息系统对接困难造成资源信息无法共享的局面加大了检索成本和难度。2.2高校档案信息化建设标准缺乏管理制度和法律不完善。高校档案信息化建设的标准要求相对复杂加上信息技术还在快速的发展中这就造成信息化建设的相关标准体系相对滞后难以做到在信息化建设中既满足现在的技术又能为将来信息技术发展留下余地的标准和规范。而且高校档案管理的相关制度和法律法规还不够健全管理制度和工作模式在实际中也难以适应现代档案管理工作的要求。例如由于缺乏详细、具体的归档管理制度许多部门的归档工作具有很大的随意性；电子文件的凭证作用、签名的认定、开放信息的适用范畴等问题都需要相关的法律法规来规范。2.3高校档案信息化建设的基础设施滞后人员业务能力不足。基础设施和相关人员是高校档案信息化建设的重要基础是信息化建设顺利进行的重要保障。档案信息化建设不仅离不开先进的设备如计算机、扫描仪、校园局域网、信息处理软件和系统以及数据库等硬件设施也离不开擅长、并能够熟练操作