高校档案信息化建设探索.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高校档案信息化建设探索【摘要】目前我国众多高校在档案信息化建设过程中存在管理人员观念陈旧、资金投入不足、体制不合理的现象针对这些问题本文对现阶段高校档案信息化建设进行了深入思考根据高校档案信息化建设的现状提出相应的改进措施力保我国高校档案信息化建设工作的稳步进行。【关键词】高校档案；信息化；建设；思考1高校档案信息化建设的现状高校档案是对高校历史、高校教师、高校学生发展历程的重要见证高校档案管理工作主要包含对档案的收集、分类、保管、后期统计以及提供使用等环节。高校的不断发展进步以及高校教职工、高校学生数目的不断增长传统的高校档案管理办法已无法适应档案资料的迅速增多。伴随着我国高等教育的普及高校档案信息化管理是未来的发展大势[1]。对于我国现阶段的高校档案信息化建设主要包括三个维度：一是高校纸质档案数字化即通过数字扫描、数据压缩、数据库技术等实现对高校现有纸质档案的数字化保存根据各高校对档案信息化建设程度的不同现阶段可将纸质档案数字化分为两个不同的层次：高校档案目录信息化和全文信息化；二是高校建立档案信息化网站让访客以访问主页的形式获取对档案信息的获取网站的主要内容包含档案管理机构信息、档案工作开展近况、各类档案信息资源等等；三是高校信息化档案馆建设指建立数字化的高校档案管理室让用户在获得权限的情况下可随时访问高校开放的档案资源这种无形的档案信息化管理方式为广大用户提供了极大的方便[2]。国家大力支持我国高校不断对档案进行信息化建设以探索出更方便、更快捷的档案信息化管理办法。不少高校在国家的号召下引进了现代化的档案信息化管理设备及档案管理系统力求满足现阶段对高校档案信息化建设的初步要求。但这些行动尚未达到高校档案信息化建设的根本要求。2目前高校档案信息化建设存在的问题2.1高校档案管理人员观念陈旧。高校档案信息化建设的不断推进离不开档案馆管理层和档案管理人员的共同努力。管理层的决策是否得当直接影响高校档案信息化建设的推进是否合理、有效[3]。对大多数高校现在存在的客观问题是管理层对档案信息化认识的深度不足对有关政策的落地决策力度不足思想上的落伍致使整体高校档案信息化建设持续滞后严重影响档案信息建设工作的实施进行。高校档案信息化建设必须以科学的管理方法为支撑对广大档案管理基层人员素质要求也较高。现有的高校档案管理人员大多为高校后期管理人员他们的档案管理办法还停留在传统的手工管理阶段只认为满足日常基本需求即为做好了本职工作不能考虑到档案信息化建设所带来的的长远利益。除此之外高校档案管理部门人员结构设置不合理、专业档案管理人员的缺失等都阻碍着我国高校档案信息化的建设工作。2.2高校对档案信息化建设投入资金短缺。高校档案的特殊性需要同时进行硬件和软件方面的资金投入。计算机、打印机、高清扫描仪、大容量硬盘等等都是高校档案信息化工作中不可或缺的硬件设备[4]。广泛全面的各类高校档案信息必须通过这些硬件设备才能转换为电子数据方便后期的储存及调用。高校档案信息化建设所需的软件投入主要指各类档案信息在线管理系统、档案信息数据库等。方便的软件管理系统将大大提升高校档案管理人员的工作效率有利于大量档案信息的数字化储存。不少高校仅仅在档案管理区摆设几台电脑不能做到物尽其用；部分高校又不管是否设备为必需统一大量采购造成软硬件资源的浪费。与教研工作相比不少高校对档案信息化建设工作不够重视因此资金方面的投入较少这直接导致档案管理部门在信息化设备投入上有所欠缺。2.3高校档案管理体制执行不合理。高校在对档案实现信息化建设过程中缺少统一的档案信息化管理办法和相应的上级管理部门大部分高校仅根据自身需求进行不同层次的信息化建设工作。尽管存在不少高校档案信息管理办法但在执行上存在各类不合理现象这严重阻碍了各大高校之间信息资源的共享甚至在高校不同部门之间都无法做到档案信息化统一管理。规章制度实施的不严格及无人监管不利于高校档案信息化建设工作也严重影响高校档案数字化进程。目前我国已发布一些关于电子文件管理及保存工作的规范如《电子文件归档及管理规范》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《数字档案馆建设指南》等法律法规[5]但这些规范和法律法规倘若不能合理执行、发挥作用便是对资源的浪费。3推进高校档案信息化建设的举措3.1培养档案信息化意识提高信息化管理能力。高校档案馆本就是为高校教职工提供后勤服务的一个部门很多人对其职能认知存在偏差这就需要高校对档案信息化建设进行不断普及让更多人对档案信息化有更全面的了解从思想上意识到高校档案信息化建设的重要意义。高校档案管理部门还应引进更多信息化人才给高校档案信息管理部门注入新