高校学籍档案利用价值研究.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。高校学籍档案利用价值研究摘要。笔者查阅资料发现现有的关于学籍档案的文章多数是从如何做好学籍档案的“收集”与“管理”工作着手较少涉及学籍档案的“利用”环节。本文拟从学籍档案“利用价值”缺失现状着手就如何提高其利用率、发挥利用价值进行探讨。关键词：高职院校；学籍档案；档案利用；育人档案利用是指档案利用者通过利用档案信息满足其需求的行为过程同时也是档案信息资源的价值得以实现的过程。我国著名的档案学家吴宝康教授曾说过：“档案必须利用通过利用来充分发挥其作用实现档案的自身价值。”可以说档案工作的根本目的是发挥档案利用价值为档案利用者提供凭证材料、决策依据。1学籍档案及其重要作用学籍档案是学生档案的重要组成部分它是指对正式取得学籍身份的学生进行全程监控与督导过程中形成的文字、报表、图像等有保存价值的原始记录包括入学与注册、考勤与纪律、休学与复学、修业年限、学籍处理与退学、课程考核与成绩记载、转专业与转学、毕业、结业与肄业、学籍预警等信息是记录和反映学生在读期间所有学习表现的最全面的资料。学籍档案具有凭证价值的重要属性它包含了大量文字、资料、图表、数据等是直接形成的历史纪录有别于图书资料与文物。档案既具有文件的原始性也具有文件的记录性是最原始、最真实、最有说服力、最能够重现历史面貌的历史记录与原始文献。在实际工作中笔者发现用人单位、毕业生对档案利用的需求也越来越多。学籍档案工作也通过各种方式为利用者提供利用服务如：提供学历证明用于职务晋升、公务员录用政审等；提供成绩证明、奖励材料等为用人单位录用毕业生提供参考材料；通过提供学籍材料作为学生修业年限的的证明或作为档案材料缺失情况下的佐证等。在现阶段学籍档案不再是放在库房里面的一件死物它正以各种形式、各种载体出现在我们的生活中发挥着它的价值。2学籍档案利用价值缺失现状与原因分析经过不断探索与发展学籍档案管理取得了一定的成绩然而由于历史以及现实的原因仍存在一些比较严重的问题。2.1在认知层面上档案意识极其淡薄第一高校管理者重视学籍管理轻视学籍档案工作的重要性未能意识到学籍档案中反映出来的有价值的学生信息的重要性更加看不到学籍管理与学籍档案管理二者之间的紧密联系与相互促进作用。比如：如何通过学籍信息的严格建档、归档来规避学籍管理工作中的风险；如何通过对学籍问题的产生原因进行深入的剖析与梳理总结出有价值的经验性的信息以便更好地服务于学籍管理、学生管理工作；如何通过分析学生查询毕业生成绩的频次判断专业优化程度等问题没有引起足够的重视；如何通过档案的查询频次来判定专业的发展前景等。第二各职能部门工作人员对学籍档案的重要性缺乏普遍的认知。他们认为学籍档案管理只是学籍部门的职责没有从思想上重视学籍档案工作：对学生违纪不处理、不上报、不能实时地掌握学生的学籍异动情况、不能很好地执行相关学籍档案管理制度甚至懈怠学籍档案管理工作出现上报信息不严谨、不规范、相关材料的收集不完整等情况。第三学生对学籍档案的认知缺失。作为被动的管理对象学生一般不关注自己的学籍信息只有在影响到自己毕业求职或是参加工作后的升职、职称评定等问题的时候才发现自己在学籍方面存在问题。甚至有部分学生毕业后不关心自己的学籍档案也导致了档案丢失、损坏等现象的发生。2.2在管理观念上重管理轻服务重藏轻用档案无用武之地高等教育的目的是育人学籍档案工作更应该突出“学生”的主体性地位从学生需求的角度出发。而在实际的高校管理工作当中学籍档案工作重管理轻服务“重藏轻用”的现象普遍存在。目前高校学籍档案日常管理工作仅停留在档案的定时归档与即时补充主要起到收集、保管、归档的作用。其考核标准也仅限定于档案资料是否全部归档、档案是否妥投等方面较少地总结学籍档案信息中反映出的学生的个性与共性的问题更无从谈及为高校人才培养、教学管理、学生管理等各方面提供佐证、参考材料。2.3在服务层面上档案利用率不高利用方式落后档案价值发挥不明显笔者结合工作实际就目前高校学籍档案的实际管理情况来看学籍档案在收集、整理、归档完毕后便被“束之高阁”无人问津除了毕业后作为人事档案的前身被寄往学生工作单位外很难发挥其利用价值。另外学籍档案仅限于记录学生的常规表现档案内容不够丰富与全面不能完整地反映学生在读期间学业与综合素质的情况也致使学生档案很难具有参考利用价值。此外因网络建设滞后信息化程度低学籍档案管理多以传统的人工操作模式为主无法实现学籍档案信息的异地查询致使档案利用者在晋升、职称评定、落户、政审等过程中需要获取有价值的佐证材料时仍需返校补充办理。2.4在队伍建设上档案从业人员专业水平整体偏低档案从业人员的业务水平整体偏低主要体现在档案从