总经理秘书岗位职责及工作内容.docx

总经理秘书岗位说明书
岗位名称总经理秘书所在部门总经办岗位定员1直接上级总经办主任直接下级———职位编号职系职级员工级修订日期所辖人员本职:
负责公司层面的会议管理、计划管理、对重点工作进行督办,做好总经理的日常办公服务及出差行程安排。岗位目标:
职责与工作任务:职
责
一职责表述:会议管理工作任务
１、建立、完善会议管理制度
2、公司级会议的筹备及组织
３、做好会议记录,根据会议需要整理会议纪要并发布
4、对会议决议和布置的工作负责跟进督办,并及时向总经理汇报完成情况职
责
二职责表述:计划管理工作任务
1、建立、完善计划管理制度
２、负责公司级工作计划制作的时间节点安排及通知
3、负责各部门阶段性工作计划的汇总与整理
4、协助总经理制定公司战略规划、经营计划及各阶段工作计划分解职
责
三职责表述:文档管理工作任务
1、集团下发的各类通知的宣贯及督办2、总经理要求下发的各类通知的发布、存档
3、人事任命发布、存档
4、公司大事记资料存档
５、建立、完善文件管理规定
6、公司级文件格式及模板规范职
责
四职责表述:总经理日常事务管理工作任务
１、总经理日常工作事务安排
2、总经理出差行程安排(预订机票及酒店、联系预约人及接机人、准备差旅费及材料等)
３、总经理费用报销
４、总经理日常办公服务(茶水、加湿器、文件整理、工作提醒、来宾接待等）
5、总经理演讲报告及演示材料的制作
6、需总经理签批的各类文件整理、报批
7、总经理邮箱管理职责五职责表述：总经理相关的外联事务沟通协调岗位工作标准：序号工作内容工作标准年度工作１每年10-12月根据集团安排组织《年度经营计划研讨会》会务服务工作及时、高效2每年１2月—次年2月向集团提报次年年度经营计划及预算及时、无误3每年1-2月份组织系统年会的外联事宜细致、礼貌4每年1０-12月份制作总经办次年预算精确、合理月度工作7每月5日前将公司月度工作计划与总结的制作及上报集团及时、无误８月度经营分析会的通知、材料制作、组织召开、会议记录、督办汇报等及时、高效日常工作9总经理邮箱每日管理、每周反馈每日查看、合理反馈1０总经理办公服务及日程安排细致、周到、１1规范上报文件并报批合规１２工作流流转及时1３公文撰写、发布及存档细致、齐全14公司级会议的组织、记录、督办及汇报及时、负责１5总经理出差行程安排及预订工作及时、周到16更新行政督办表并发布按时17总经理票据报销细致、无误18外来拜访人员的接待及总经理指定人员的约见礼貌19撰写总经理需要的有关报告、文件等20总经理交办的一切临时办公事务权力:
1、对各部门上报文件有规范性的审核权
２、对总经理交办事项有跟踪督办权
3、对公司级工作计划有到期催收权及修改建议权
工作协作关系:
内部协调关系
与公司各部门进行业务协调及集团相关部门;
外部协调关系
与总经理及公司相关的合作单位;任职资格:
教育水平
大学本科以上学历；
专业
文秘及管理类相关专业;
培训经历
秘书培训，公共关系、文书写作及行政管理培训等；
经验
1年以上相关工作经验；
知识
结构知识全面,了解基本管理、财务及法律方面知识，能迅速掌握与公司业务相关的各类知识,精通秘书知识,掌握基本行政管理、经济、法律等知识，熟练使用办公软件,具备基本的礼仪知识、网络知识及公文写作知识等;
技能技巧
具有较强的组织、协调、沟通、应变能力、敏锐的洞察力、较强的判断决策能力与计划执行能力、良好的职业道德及高度的责任心等;其它：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internｅｔ/Inｔranet网络)、录音录像等
工作环境
办公室,间或出差;
工作时间特征
正常工作时间,偶尔加班;
所需记录文档
各类会议纪要、通知、发文、报告、材料、工作计划、工作总结等公司文件;备注
本人签字:

日期：部门经理签字:

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