分析提高公路档案利用率的最佳途径.doc

书山有路勤为径学海无涯苦作舟。分析提高公路档案利用率的最佳途径我国经济的快速腾飞加速了地域之间的经济交流及人员货物交流等而做为我国主要运输方式的公路交通线路在发展过程中起到了非常重要的作用分布广泛的路网带活了地方经济发展因此加快公路的建设速度及建设里程数是未来交通建设的主要工作方向之一。公路建设方案的制定以及相关管理工作都要依据公路档案资料来完成但长期以来我国单方面只注重公路建设而忽略了相关公路资料的收集及整理工作并没有建立起完备的信息档案等这使得我国公路档案的利用率极低并没有发挥出其应有的功能与作用提高档案利用率是如今公路档案管理工作的重点任务。一、公路档案的存在价值1.公路档案是工程项目建设合法性的依据公路工程建设程序是否符合相关要求项目建设是否具有合法性是公路工程建设中的首要问题。由于公路工程需要经过立项论证、规划、可行性研究、勘察及设计等几个阶段才能进入到施工建设阶段。其中的每一个环节和程序都会生成大量的文件档案资料这些档案资料便是工程检查和验收的依据也是公路建设合法性的重要依据。2.公路档案是工程项目交竣工验收的依据公路工程项目交竣工验收主要是依据已有的档案资料对建设施工企业、监理单位的工作完成情况进行验收。验收时除了需要进行现场的勘察检测外关键还是要通过各单位提交的经认可的档案文件来对整个公路工程进行质量判断和评价进而来对相关的试验检测内容、隐蔽工程、施工技术等进行验收。其中的档案资料需要由相关的监理、业主和政府监督部门共同认可方可成为验收的判定依据。3.公路档案是财政审计等部门审查的依据建设单位、监理单位、施工单位的计量支付文件档案是工程财务审计的重要依据。尤其是工程设计变更、合同变更、预算调整等都是审计检查的重点环节。必须具有比较完整和充分的档案资料来进行说明和解释在计量支付方面计量文件档案必须在业主和监理等均认可的条件下才具备合法性而支付文件档案须建立在真实、合法及有效的基础上。二、提高公路档案利用率的具体措施1.正确认识公路档案的利用价值公路档案管理工作主要包括收集、整理、保管、统计以及利用等环节。档案的收集和整理工作是档案管理的基础性工作。档案的利用是档案管理的主要目的。如果不需要利用档案那么收集和整理工作就毫无价值可言。在公路工程建设的整个过程中无论是任何单位和个人都应该认识到档案的利用价值只有认识到这一点才能在档案收集和整理的过程中更加具有主动性和责任感。档案管理应该将利用工作摆在工作的中心位置充分发挥公路档案的利用价值。只有通过有效的利用才能衡量出档案收集和管理工作的优劣也能够及时对档案收集、整理工作进行反馈及时发现档案管理工作中的不足并进行必要的改进和完善。2.建立科学的管理体系公路工程档案普遍存在范围大、数量多和种类杂的特点因此档案管理部门应该结合公路档案的特点建立符合公路档案管理需求的档案管理体系和完善的公路档案室藏结构。在公路工程建设期间应该由档案管理人员对一切具有历史凭证作用和利用价值的档案进行分类收集。收集过程中应该根据公路工程不同阶段的项目实施性质对档案成套保管保证各种门类及各种载体形态的档案都能够被完整、齐全地收集在内建立起内容丰富、结构合理的收藏档案体系严格履行档案管理的职责延续公路工程档案的利用价值进而保证档案的社会效益。3.创造高效的档案利用条件做为公路档案的管理者其工作内容不仅仅只是档案的整理及保存而更应当做为公路档案的开发者并起到传输公路档案的作用这样可以为公路档案的利用带来更多的便利条件。档案管理者在日常的工作中应结合自身工作经验及相关的档案管理信息有创造性的编研出档案管理的方式等进而更好的体现出公路管理部门的服务性质。此外做为公路档案的管理者应主动研究并调查其所面对客户的需求并进行分类处理在对公路档案进行深入的研究后对其进行科学的整理从而更加方便查询及使用从而为公路建设事业提供更加可靠的参考依据进而更好的体现出公路档案的使用价值。4.创新档案利用方式档案管理工作的服务水平决定了档案利用率的高低。因此档案管理者必须创新服务将被动服务变为主动服务转变公路企业管理长期以来“重视施工建设轻视档案管理”的观念。公路档案管理应该积极主动地去适应档案利用者的需求对公路档案资料的利用可能性进行深入分析和预测主动、及时、准确地为档案需求方提供服务。另外档案利用除了传统的来室查阅、咨询服务等多种服务方式外公路档案的数字化管理也是创新档案利用方式、提高公路档案利用率的最有效途径之一。公路档案的数字化管理能够高效、准确、快捷地为用户提供相应档案同时也减少了对原件反复使用所造成的损害。档案的网络化审批和审查也