客户接待流程与标准.doc

XXXX客户接待流程及标准
（综管部主导）
XXXXXXX公司
2016年4月
一、编制目的
本流程为XXXX编制,旨在为活动的主办方提供接待活动操作范本。本流程制定的论接待总体操作标准适用于中小型接待活动。同时，本流程亦对各项活动的差异化操作加以说明。由于规模性的差异,根据具体活动开展内容情况将在本流程基础上进行微调。
二、使用说明
本流程作为XX各项接待活动的工具指南，供工作人员使用。不能保证在今后的活动中不会出现与之相悖的问题，如问题产生时将直接根据问题现场进行方式方法的改善,本流程仅作为活动举办的参考性文件，如发现问题请与方案制定方联系，我们将不断进行活动内容形式的添加、修改以及完善。
三、活动操作总体要求
（一）接待活动策划及要求：
●及时确定和落实访客的个人基本信息、出行信息、食宿需求等相关必要信息；
(交通工具、出发时间、抵达时间，出行人数、特殊需求等)
●跟踪、准备欢迎语、红地毯，准备接送车辆等物资；
●提前安排接机车辆,机动备用车辆
（二）接待工作人员要求：
●服从组织的调度；
●全程保持通讯工具畅通；
●明晰任务分工并按质按量完成任务，临时调度须确保原有职责不受影响；
●接待期间会务人员统一着正装;
●严禁活动期间擅自离岗。
四、推进计划
阶段任务流程时间节点负责人备注接待定案
阶段接待整体流程策划，筹备工作方向开始前5个工作日需求提出者填写《接待申请单》（附件一）活动预算分配工作阶段接待各环节工作分配，确认流程开始前4个工作日综管部填写《分工推进表》(附件二)确认场地、时间确定出席领导,邀请领导需求提出者准备工作阶段依据要求及预算进行采购开始前2个工作日综管部填写《物品清单表》（附件三）会场茶具租借、礼品准备接待当日演示文稿的准备开始前2个工作日需求提出者现场工作安排负责会场布置事宜，包括电脑的调试等工作活动当天综管部依据《接待活动申请单》（附件一）布置,确认《物品清单表》（附件三）负责接待前所需物料统计，租借确认、保存等负责接待会场的服务(倒水等）接待后
总结收拾会场，物品清点、归还等活动当天综管部完成《物品清单表》（附件三)工作总结活动翌日填写《接待满意度调查表》（附件四）五、接待后扫尾总结：
收拾会场
物品清点、归还
工作总结
经验分享

不足改进
费用统计、报销

(一)活动清理
1.1会场清理
收好所有会议用物资，若发现嘉宾遗漏东西应及时送还；
根据物品清单清点物品是否有丢失和损坏的情况；
(二）活动结算
2。1物资回收及交接
在活动结束后，将活动中各类物资进行汇总,将可利用物资进行回收，按照物资清单进行分类、带回公司存放，以备下次活动重复使用，降低活动成本。
2.2财务结算
活动结束后，由相关人员对当期活动中的收支进行结算，制定报表，留作下期活动参考，同时作为数据帮助活动成果分析，还有报销的数据参考。
(三)活动总结
例会总结，活动结束后，相关工作人员须参加例会,由各小组主管人员对活动中各块分工事宜进行总结性发言，提出不足，例会做好会议记录，以便于活动完善.
附件一：HYPERLINK\l”接待申请单”接待申请单
附件二：HYPERLINK\l”分工推进表"分工推进表
附件三:HYPERLINK\l”物品清单表”物品清单表
附件四:HYPERLINK\l”接待满意度调查表”接待满意度调查表
附件一:
接待申请单(一）申请人：申请部门：对接人:来宾单位:来访目的：来访日期：预算：到达时间:随同几人:到达方式：车牌号:来宾姓名:职务：随同
人员姓名职务:姓名职务：辅助人员姓名职务：姓名职务:是否派车接送○是○否需要车型:是否预定车票○是○否车次：张数：是否预定房间○是○否酒店:房间号：预算：对接人：是否预定午餐○是○否餐厅：人数：预算：对接人：是否预定晚餐○是○否餐厅:人数：预算：对接人：是否安排娱乐○是○否地点：人数:预算：对接人：接待申请单（二)对接人:接待类型○高端（荐150/人)○商务（荐80/人）○简约(荐50/人）是否需要预留车位：○是○否是否需要准备红毯、灯光：○是○否是否需要准备欢迎语：○是○否
（内容：)是否需要准备水果、点心：○是○否
（规格：○精致○简单）是否需要准备茶水：○是○否
（类型:○红茶○绿茶○咖啡○矿泉水）是否需要安排会议室：○是○否
(物品：○电脑○白纸○铅笔○签字笔○投影仪○翻页笔）是否需要订餐:○是○否是否需要准备礼品：○是○否
（规格：○精致○简单)是否与公司领导提前有约:○是○否
（姓名:)部门负责人是否已批准本次接待：○是○否其他需要提前准备的材料：
附件二：
分工推进表分类完成时间工作项目责任人辅助人职责前
期司机：负责接送客户;
嘉宾组：负责邀请领导；
后勤组:负责茶具租借、礼品准备等；
流程组:负责确认场地、时间、流程等。