数据库原理与应用Access创建和使用报表.pptx

数据库原理与应用Access创建和使用报表本章学习内容6.1报表6.1.2报表的类型

数据是Access提供的常见的报表类型有4种，分别是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。
1.纵栏式报表
也称之为窗体报表。在纵栏式报表中，每个字段的信息单独用一行来显示，其中左边是一个标签控件（字段名），右边是字段中的值，如图6-1所示。其特点是创建方法简单，并且可以完整显示表或查询对象中的字段。2．表格式报表

在表格式报表中，一行显示一条记录，字段的标题名显示在报表的顶端，如图6-2所示。其特点是可一次显示表或查询对象的所有字段和记录3．图标报表

图标报表是将表或查询中的数据变成直观的图形表示形式，如图6-4所示。Access提供了多种图表，包括柱形图、饼形图、三维图、环形图等。图标报表是将表或查询中的数据变成直观的图形表示形式，如图6-4所示。Access提供了多种图表，包括柱形图、饼形图、三维图、环形图等。4．标签报表
标签报表是将数据表示成邮件标签，如图6-4所示。标签报表主要用于一些较特殊的用途，比如商品标签、客户的邮件标签、学生的登记卡等。使用一般的文字处理软件也可以实现这些功能，但当印制的数量非常大，且从数据表中取数据时，使用Access系统提供的标签报表，要比文字处理软件方便。6.1.3报表的组成
在Access中，报表有三种视图方式，分别是：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图主要用于创建和编辑报表的结构，打印预览视图用于查看报表的输出结果，版面预览视图用于查看报表的版面设置。
在报表设计视图中其结构与窗体对象的结构十分相似，也是由5个节组成。它们分别是：报表页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节和报表页脚节，如图6-5所示。1．报表页眉
报表页眉出现在报表的顶端，并且只能在报表的开头出现一次，用来记录关于此报表的一些主体性信息，即该报表的标题。
2．页面页眉
显示报表中各列数据的标题，报表的每一页有一个页面页眉。
3．主体
是报表显示数据的主要区域，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细内容。其字段必须通过文本框或者其它控件绑定显示。
4．页面页脚
出现在报表的底部，通过文本框和其他类型的控件，显示页码或本页的汇总说明。报表的每一页有一个页脚。
5．报表页脚
显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。
如果对报表的记录进行了分组，报表还可以包括组页眉和组页脚。6.2创建报表1．纵栏式报表
【例6.1】以“图书管理”数据库中的“读者”表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个纵栏式报表。
方法与步骤：
（1）打开要创建报表的“图书管理”数据库。
（2）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框。
（3）在“新建报表”对话框中，选择“自动创建报表：纵栏式”选项；在“数据来源表或查询”列表框中，选择报表所需要的数据源“读者”表。如图6-6所示：（4）单击“确定”按钮，系统将自动创建一个“纵栏式”报表，将数据源的所有字段显示在该报表中。如图6-1所示：
（5）如果要保存该报表，单击菜单栏【文件】中的【保存】命令，系统弹出“另存为”对话框，如图6-8所示。在该对话框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮。2．表格式报表
使用Access中的自动创建报表还可以创建另一种格式的报表，就是经常使用的表格。【例6.2】以“图书管理”数据库中的“班级”表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个表格式报表。
方法与步骤：
（1）打开要创建报表的“图书管理”数据库。
（2）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框，如图6-6所示。
（3）在“新建报表”对话框中，选择“自动创建报表：表格式”选项；在“数据来源表或查询”列表框中，选择报表所需要的数据源“班级”表。
（4）单击“确定”按钮，系统将自动创建一个“表格式”报表，它将每条记录的所有字段显示在同一行中，如图6-8所示。6.2.2使用向导创建报表

利用“自动报表”所创建的报表格式比较单一，仅有“纵栏式”和“表格式”两种格式，并且没有图形等修饰。它的格式在创建报表的过程中是无法设定的，而且表或查询中所有字段内容都会出现的报表中。想设计出符合实际需要的报表，可以使用报表向导创建报表。
使用报表向导方式可以基于多个表或查询创建报表，如果基于多个表，必须建立对应表的关联。报表向导提供了报表的基本布局，根据不同需要可以进一步对报表进行修改。利用“报表向导”可以使报表创建变得更加容易。【例6.3】使用“报表向导”创建一个“学生信息”报表
方法与步骤：
（1）打开“图书信息”数据库，在数据库窗口中单击“报表”选项，然后在报表窗口中单击【新建