某外资生产企业来宾接待管理规程.docx

来宾接待管理规程为树立公司形象规范来宾接待程序确保相关接待事项的运作顺畅和掌控管理。为此特整合修订如下管理规定。适用范围**中国公司各地区工厂及分支机构来宾对象凡因经营业务之需前来公司各区块参观访问、商务考察、技术援助、业务研讨等各类中、外来访团体和个人。实施原则各地区或部门应邀来访宾客的接待礼仪安排必须事先以书面形式《来宾接待申请表》申报所属管理部门（综合管理部、总经理秘书室、外联部、总经办）。所属管理部门将根据不同来访者的目的、性质、等级和需求统筹安排相应礼仪接待事项并以书面《来宾接待通知》形式送发各相关部门付诸实施。如遇原定接待计划变更应以《来宾接待变更通知》及时通知相关担当部门和责任担当以便及时调整相关接待安排。流程分项总会客场所整理、花卉点缀、茶饮准备、工作餐务课预订、公司宿舍清理、住宿人员登记明示等。车队交通车辆安检、往返接送、传递宿舍钥匙及资料车票预购等。总经外理联秘部书室总申请部门秘宾馆预订、招待宴会预订、机票预订、异地车书室辆接送联系等。综经合理翻译全程业务翻译、观光游览陪同、重要外宾接送联系等。管理办部公行欢迎词准备、礼品预购、引宾导向、茶饮招待政课临时户口、签证延期办理等。室参观劳防用品准备（工作服、工作帽、工作鞋、部门防护眼镜）、参观介绍、业务陪同等。接待接待事项确认、递交宿舍钥匙及相关资料、部门业务研讨陪同、变更计划通知等。变更申报凡各类来宾因故变更原计划事项各相关担当部门和责任人应将变更事项（出入境往返日期、航班车次、交通住宿、接待部门、接待担当等）及时通知相关接待部门和担当管理部门以便及时调整相应接待计划。各相关接待担当、管理部门：当获悉来宾相关变更信息第一时间段应按以下程序申报通知：总经理秘书室秘书相关来宾（按调整计划施行）1、接待担当部门主管警卫、总务、车队等部门接待担当部门主管综合管理部（总经办）2、总经理秘书室秘书六、工厂特例凡各工厂下属部门之来宾接待申请或变更申请必须先通知归口综合管理部；如遇特殊情况需与外部机构联系的配合事项应抄送所属综合管理部备案。七、通知形式正常情况各类接待申请和接待通知均以书面规定格式通知相关管理部门或责任担当；时间紧迫情况下可电话告之（事后补书面通知）但各相关担当均应确认变更事项。八、责任界定1、各类来宾：对未按调整计划安排擅自行动所造成的接待失误均由当事人自行负责（请接待担当部门事先告知往返来宾）2、责任担当：对未及时申报通知