技术资料管理规定.doc

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********公司

技术档案管理制度

（第一版）

****公司
二O一八年三月二十八日

技术资料管理制度
为在项目建设过程中科学合理地管理技术资料，特制订本管理制度。
1、技术资料定义
技术资料是指有具体事物的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等，包括电子版和纸质版。
2、技术资料分类
2.1绝密技术资料：指项目建设中涉及到的最重要的秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的技术资料。通常情况下包括以下4类：
(1)涉及项目成本、利润的报告或论证材料；
(2)尚未实施或正在实施的经营战略决策;
(3)公司项目技术的核心资料；
（4）公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。
2.2秘密技术资料：指项目建设中涉及到的重要的秘密，一旦泄露会使公司权益受到损害的技术资料。通常情况下包括以下4类：
（1）分专业划分的技术资料、工程建设的重要图纸；
（2）可研报告、环评报告等项目审批过程中形成的资料；
（3）涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；
（4）公司其它认为应列入秘密范畴内的文件材料。
2.3普通技术资料：指一般性的，可以提供给所有的员工及外部利用的技术资料。通常情况下包括以下2类：
（1）一般业务工作来往资料（不涉及绝密、机密的文件）；
（2）各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、宣传杂志、情况反映等。
3、公司项目工程技术资料管理机构
3.1已归档技术资料
办公室档案管理员负责整个项目的竣工档案交接后的管理工作。负责档案整理、编目、借阅等工作。
3.2未归档技术资料
项目经理负责整个工程项目的资料收进和移出工作，严格履行资料发放手续，准确掌握资料发放范围，保证资料传递过程的可追溯性。
4、技术资料的接收和发放/借阅
因本文件起草背景属于营新化工建设期，以下部分内容仅适用于项目建设期未归档到公司档案室的技术资料管理。
4.1技术资料的接收和保管
项目经理全权负责对接收来的技术资料进行分类统计和必要的加工管理，编制《技术资料接收记录》，合理分类，做到妥善保管，方便利用。若项目经理对技术资料分类有疑义时，需请示总经理确认类别。
项目部全体成员要做好技术资料的安全、保密工作，并履行批准和发放/借阅手续。
4.2技术资料的发放/借阅
项目组全体成员必须严守机密，维护技术资料的安全。技术资料借阅者应保持资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。
资料使用者必须妥善保管所使用的技术资料，不得遗失。如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理，并根据情节的严重程度给予处罚。
4.2.1绝密资料的发放/借阅
凡使用属于绝密的技术资料，使用人应填写《技术资料使用申请单》，经项目经理签字同意后报总经理批准后方可发放和使用。
4.2.2秘密技术资料的发放/借阅
凡使用属于秘密的技术资料，使用人应填写《技术资料使用申请单》，经项目经理签字同意后方可使用。
4.2.3普通技术资料的发放/借阅
凡发放/借阅普通资料，使用者填写《技术资料使用申请单》，即可发放和使用。

*****公司
二O一八年三月二十七日

附件2技术资料发流程

资料使用人提出申请
项目经理发放技术资料
形成《技术资料使用申请单》
资料使用人
签字
总经理、项目经理签字
项目经理签字，有疑义请示总经理
形成《技术资料接收记录》
普通资料
秘密资料
绝密资料
项目经理接收资料，登记、分类整理
接收
分级
发放/借阅