数字化档案管理系统.doc

浙江省教育系统数字化档案管理系统
建设与配套服务项目方案

一、项目建设目标与任务
（一）项目建设目标
根据《中华人民共和国档案法》等相关法规政策要求，建立浙江省教育厅数字化档案管理系统，实现纸质档案和电子文档（包括历史OCR数据、OA系统数据、资产报表数据、审计数据，音视频信息、照片信息、幻灯片等）的数字化采集、转换、编目、加密和智能化归档；建立档案系统接口，实现与厅机关现行业务系统和未来建设的信息系统档案对接；与厅机关统一身份认证系统对接，根据访问者的身份信息的识别实现对档案内容的分级查询、验证、输出等管理。
（二）信息资源共享目标
通过项目建设，为浙江省教育系统和社会公众提供更为快速和便捷的历史档案信息检索服务。档案信息检索范围包括政府性文件、制度汇编、通知、通告、会议纪要、机关文件、专刊、音视频信息、照片信息、幻灯片等。系统建设初期运行在教育专网中，兼顾未来通过技术手段在互联网上实现等有限内容共享的可能性。
（三）项目建设主要任务
1.建立数字化档案管理系统管理平台。包括：档案信息数据库、统一身份认证系统、统一权限管理平台、全文搜索引擎、安全保障平台以及及时消息平台等档案管理相关的基础系统。
2.建立历史档案采集归档系统。在五年内通过系统化服务，将已OCR的历史档案进行智能化归档，通过系统自动分析关联，将历史档案纳入全文搜索引擎管理。
3.建立数字化档案数据接口中心。实现协同办公系统、资产管理系统等电子文件、分析报表的自动归档档案管理。
4.建立数字化档案信息的共享平台。在教育系统内通过权限控制实现电子档案的综合查询、浏览、打印输出、验证等功能。
二、项目建设方案
（一）总体原则
1.统一规划，分布实施
在数字化档案管理系统建设领导小组领导下，统一规划、统一标准，分期逐步建成数字化档案管理平台，建立涵盖纸质档案及电子文档（包括音视频多媒体档案、业务系统档案）的综合性档案管理平台。在本期以内网运行为基础，建立小批量纸质档案智能归档管理、档案系统接口和分级访问管理，将纸质文档和基于电子公文、办公系统的文档（不包括多媒体资料）纳入管理作为一期目标。
2.规范设计、强化管理
加强组织协调和业务指导，规范档案信息化建设行为，制定应用系统业务流程、基本功能、数据格式和编码信息标准，坚持“统一规范、统一代码、统一接口”，在强化行业管理的基础上，坚持“统一软件”，推进档案信息化建设有序发展。
3.资源共享、强化整合
以现有网络、业务系统和信息资源为基础，加强整合，实现互联互通、资源共享。在系统设计时，充分考虑应用现有的设备，保护已有的系统建设投资。把教育厅已有系统与数据进行合理、有效的整合，充分利用和保护现有的资源。
4.追求先进、力求实用
采用国际上先进、成熟、实用的信息技术，既保证系统实现的功能，又结合省教育厅机关目前档案管理现状。充分利用自身优势，借鉴其他单位先进经验，认真比较和选择多种技术路线，优化设计任务，使建成的系统既是技术先进的系统，也是经济、合理、符合实际需求的系统。
5.扩大开放、确保安全
由于应用需求的不断发展和网络规模的扩大，网络采用具有良好的开放性和扩充性的方案，以保证业务系统的增加、业务量的增长、社会公众需求的延伸和新应用的开发等应用需求的发展；采用标准的接口和协议，采用具有良好扩充性的网络设备和网络拓扑，尽可能采用结构化的设计方法；在功能设计上，适当引入高新技术，加强信息安全、信息集成和信息利用，预留适当的功能空间和接口空间，为将来系统的进一步发展预留硬软件资源。
在保证网络开放性的同时，坚持采用成熟、安全、可靠的网络技术，建立备份、应急预案和灾难恢复系统，保障网络和信息系统使用安全。
（二）系统建设遵循和参考的标准、规范
浙江省教育系统数字化档案信息管理系统建设和配套服务将严格按照《中华人民共和国档案法》有关标准和规范执行。
（三）项目总体设计框架和技术路线
浙江省教育系统档案信息管理平台建设主要包括档案数据库、档案管理应用系统、档案分级共享管理系统和安全保障系统。具体如下：
档案数据库部署在厅机关网络中心，利用现有的SQLserver2005数据库软件，根据档案管理的相关要求，建立档案信息资源中心和数据接口中心，满足日常办公文件归档、业务系统电子档案自动归档和快速查询的需要。
档案管理应用系统部署在教育专网，采用C/S与B/S相结合的方式开发。C/S程序提供给档案室管理人员，主要作为前期小批量纸质档案信息分析、加密和自动入库，解决历史档案信息和日常纸质档案的管理问题。B/S模式提供给所有具有访问权限的人员，通过厅机关统一身份认证平台，访问者借助浏览器实现对历史档案信息的查询和展现。
档案分级共享管理系统属于内部权限控制，对访问者的身份进行识别，合理分配访问的范围、打印范围、下载控制等。
安全保障系统是