数字化档案管理系统方案书.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径学海无涯苦作舟页码：数字化档案管理系统方案书目录方案背景3一设计目标3二设计理念5三系统特点5四功能介绍71登陆界面72系统界面布局83功能说明83.1全宗管理83.2档案录入93.2.1立卷归档113.2.2以件归档173.3档案整理183.3.1档案整理流程183.3.2鉴定及回收站213.3.2.1档案保管期限鉴定213.3.2.2密级鉴定233.3.2.3档案回收站234档案检索244.1直接检索244.2组合检索264.3定制检索284.4系统条件294.5未归档检索295档案统计305.1档案数量统计305.2目录数量统计325.3档案利用情况统计：336档案借阅336.1借阅审批346.2我的借阅357档案保管357.1库房温湿度登记357.2八防管理367.3存放位置索引368资料管理378.1资料管理378.1.1目录管理378.1.2资料录入388.1.3资料回收站398.2资料借阅审批398.3我的借阅409数据处理40五系统技术架构与平台设计41六系统运行环境推荐42七技术服务与支持43方案背景随着科学技术的不断进步越来越多的档案管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术从硬件条件提升了档案的保存、维护能力但与此对应的是面对累积得越来越多的档案资料档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制使得档案管理工作举步维艰。采用传统档案管理方式更是出现了下列常见的“难题”：1.频繁的档案原件借阅调用使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。2.传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积尤其是在面临大容量档案库的情形下更加凸显工作效率较低的难题。3.对于多种类档案的保管存在检索效率低下准确性较差的问题。4.涉及档案资料安全部分可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用而现实中无法严格区分界定上述权限设置。5.传统档案管理以及借阅受制于地域限制无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、调用功能。档案管理系统即是在这一背景下而开发系统采用java技术开发基于成熟稳定StrutsMVC框架采用Spring为中间层以ibatis作为持久化层；设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。本档案管理系统可使档案管理单位档案管理的运行体系更为系统化同时以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的档案管理流程将更为高效、便捷；由于系统采用了网络无纸化办公模式在节省了办公成本的情况下还减轻了档案工作人员的工作负荷提升了档案工作人员的工作积极性另外档案管理系统也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验提高了档案利用的满意度。一设计目标档案管理系统的开发是为了通过建立一个统一的数据交流平台在规范化档案资料收集整理的前提下实现档案及文档信息最大化有效利用从而为各项工作提供准确详实的参考信息。本系统具体设计目标包含以下几个方面：1.实现标准统一的文档入库管理及维护管理档案管理单位具有部分传统的纸质档案资料在本系统设计之初即考虑到将上述纸质档案资料通过扫描仪进行统一扫描成为电子档案后对其进行标准统一的录入操作将其录入到档案管理系统中并对这些扫描后的电子档案赋予各自的档案题名、档号等相关关键字以供档案利用者网络查询这样既实现了传统纸质档案的电子化标准入库管理又可以很好的保护极具价值的档案原件一举两得。除了将上述纸质档案电子化实施具体的统一标准入库之外系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作；这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时相对于标准档案入库后的档案维护管理部分系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块规范化了档案的维护管理。2.实现档案资料的有效利用档案资料在已经入库的基础上如何提高有效利用率一直是档案管理部门的重要需求档案管理系统采用B/S模式在严格的权限控制下授予用户访问查询功能由于采用B/S模式所以用户可以不受地域限制在相应权限下可实现远程访问查询借阅档案管理系统提供了直接检索组合检索定制检索系统条件归档检索等多种检索方式用户可自定义选择检索方式以便检索出最直接的需求档案资料最大限度的提高了档案资料的有效利用率。3.实现档案数据的有效共享本档案系统采用java技术开发具有跨平台的先天性优势可以实现数据共享对信息进行充分的发掘利用最终为各项工作的决策提供充分详实的数据参考信息。二设计理念规范档案资料录入及整理的工作流程提高档案利用效率赋予用户简洁直观的系统操作功能。1.档案管理部门对档案资料首先存在两个基本需求一方面用户需要将需求录入的档案资料进行规范化的录入另一方面面对整理完毕的档案如何进行流程化维护操作如何最大化发掘档案的利