02收、发文管理办法.doc

冠之峰路桥建设投资有限公司办公室收、发文管理办法2012年4月1日XH－01－02－2012第页共NUMPAGES4页

收、发文管理办法

为规范管理各类文件，发挥文件在公司经营和运作中的作用，特制定本规定。
收文
收文包括上级各部门的规定、批复、相关单位公函、通知以及各兄弟公司之间的工作联系单、公司领导或部门负责人参加会议带回的文件以及所属各子/分公司上报的各类报告、请示、总结等，均属于收文之列。
收文统一由董事长助理拆封并在收文本上按时间顺序编号、登记并附上签办单，不需以及没有保存价值的文件、材料可不登记。
所有编号文件由董事长助理在签办单上按文件涉及的业务范围提出意见，经办公室负责人签字放行。
直接交有关业务部门阅办，有关部门负责人需在签办单上签署意见或“已阅”字样，并签名及日期退回办公室。
对一些必须由总经室做决断的文件，由办公室负责人直接送公司领导阅示再交相关部门办理，最后由办理人员在签办单签上办理情况退回办公室。分发文件时，各部门收文人员要在收文本签收栏内签名及日期。
当一份文件须经多位领导和部门阅知和处理时，由办公室组织传递和阅读。
传阅文件应于每天下午下班前送回办公室，如有需要可办理借阅手续，阅后及时送回。
文件阅毕、办毕后应退回办公室，由办公室负责人负责在收文簿上登记注办，连同签办单一并存档备查。
各公司上报的各类报告、请示、总结、合同审批、请款审批等各类文件均严格三级审核，归口办公室，并由办公室进行统一登记，后交董事长助理，再呈报总经理。报表等不需签办者，亦需制表、审核署名。
总经室批示意见中若有指示需进一步处理的，要尽快办理，并及时反馈处理意见。
发文
发文包括公司对外发送的请示、报告、公函、说明、协议等。
公司各部门对外发文，应按公司公文稿格式起草拟文，拟写、誊写公文一律用A4稿纸，拟稿时可以打印，也可用钢笔书写，注意文体，语句通顺，字迹清晰，并签名及日期，经部门负责人签字审核后，如有必要应送有关部门会签，最后报办公室审核并报总经理批准后送办公室寄、发、送、存档。
公文如有附件，应注明附件名称和件数、页数。
办公室负责将发文在发文登记簿上编发文号、登记。编号方法按公司规定执行。
编号、登记后，交办公室负责人打印、复制、后申请加盖公章，对外寄发或送有关部门。
所发公文均应由办公室或董事长助理留原稿（包括签办文头）及正本存档备查。各相关部门留存复印件。
重要内容的发文由业务人员送达，应在专门的“发文签收本”上由收文单位人员签收，以备查考。
内部发文
内部文件是由公司的有关业务部门撰写，并报公司领导批准签发在公司内部执行的文件，包括内部通知、通报、工作计划、规章制度、会议记录/纪要等。
内部通知、通报必须经公司总经理批准后，由有关部门人员撰写，一律按“通知”正规格式负责打印后下发。
公司工作的规章制度，由各部门拟写，经总经理批准后打印、下发并将原稿移交办公室存档。
工作员工例会纪要由会议记录人员拟定报领导批阅后，交办公室复制、分发，并将原稿交办公室存档；其它会议纪要及来方记录报领导批阅后，交董事长助理存档，由记录者自己保存原始文档，且需保密。
内部发文按各类别编号，但不需用印章。
归档
为方便文件日后的查找，按文书档案的有关规定做好文件的分类归档工作。
所有收、发文在按上述收发文办法办理完毕后，由董事长助理分类形成档案。
档案卷宗应有目录表，存档应及时填写目录，以便查找。
如收、发文有必要分存多个卷宗，则由办公室负责复制分存，但收、发文原件应存于董事长助理收、发文档中，同时在目录中须登记各复制件分存处所。
调阅、借阅档案，需办理相关登记手续。
各部门按上述要求，对本部门形成的材料，按年度整理，形成卷宗，以利查找。
定期对各公司各部门指定之文书档案工作进行指示和检查。

附件一
文件呈送流程

1.内部文件呈送流程：
分管领导审核
办公室登记
总经理室批准
部门报告
上报上报上报

抄送返回

下发

子/分公司或兄弟公司签收、呈报
2.与其他公司或职能部门文件往来流程：
2.1对外发文
办公室（董事长助理员）送达
董事长（总经理）室审核

职能部门接收

2.2来文接收
董事长室阅处
办公室（董事长助理）接收传递，并做好存档工作。

外部来文

转相关部门处理，并及时反馈意见。

附件二

发文流程

办公室负责人签字
董事长批准
分管领导审核
重要发文
部门经理签字

批准
各部门存档
办公室下发、存档

下发