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详解如何利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证 作者:马恩辉单位:滁州市南谯区大柳初级中学 Word2003邮件合功能大有作为,用此功能可以批量制作准考证、学生证、分数条、胸卡、通知书、工资单、请柬等等。 1、邮件合并基础知识 1.1、邮件合并过程涉及到3个文档 主文档、数据源和合并文档 主文档包含合并文档中都相同的内容;数据源包含要合并到文档中的信息;合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。 例如:在制作准考证中,对固定不变的主体内容和版面进行了设置,将其作为主文档;而将需要改变的学生姓名从学生基本信息表中获取,这个Excel表就是“邮件合并”中的数据源。 1.2、邮件合并步骤 邮件合并通常包含以下4个步骤: 新建或选择主文档连接数据源插入合并域执行合并。 在“邮件合并”任务窗格中,使用“邮件合并向导”,可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。 2、运用Word2003中“邮件合并”功能批量制作准考证 现在我们就以批量制作准考证为了来学习邮件合并的应用。 2.1、素材的准备 准备的素材主要是学生的照片,可以用photoshop把照片制成100*140的统一尺寸。照片可以按照序号命名,也可以用学生姓名命名。 2.2、建立数据源 照片如果按照序号命名,我们可以建立如下图(1)所示的学生信息数据源,我们把学生信息表和照片文件夹放在同一目录下,照片相对路径记录方法图(1)F列所示。请注意:学生信息工作表中只应该有准考号、姓名、性别、考场、座位和照片等字段和相应的记录,不要在字段上再添加一标题行,否则就不是有效的数据源。 图(1)学生信息表数据源 我喜欢照片记录使用相对路径,用相对路径的好处是只要把主文档、数据源和照片文件夹放在一目录下,那么将该目录文件夹拷贝到任何其他一台安装有word的电脑上都可以轻松生成合并文档。 2.3、创建准考证主文档 启动word2003,用表格制作主文档,如下图(2),以此来固定各信息的位置,并把表格线颜色设成与背景色相同。 图(2)准考证主文档制作 为了美观,还可以在主文档中添加背景图片。 2.4、连接数据源 我们可以使用邮件合并向导连接数据源,如下图(3)依次选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令,调出图右侧的邮件合并向导。 图(3)调出邮件合并向导 依向导步骤二提示,选取收件人,点击“浏览”按钮,就可以弹出“选择数据源”对话框,选择刚才建立的“学生信息表”,点击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,在“选择表格”对话框中选择“学生信息$”,如图(4)所示。点击“确定”按钮返回主文档。 图(4)选择数据源表 2.4、插入域 将光标定位到“准考号”后一单元格,依据向导步骤三撰写信函提示,选择“其他项目”按钮,就会弹出如下图(5)的插入合并域对话框。在该对话框中的域列表中选择“准考号”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置。点击“关闭”按钮返回到主文档。以相同的方法,将“姓名”、“性别”、“考场”、“座位”域分别插入到主文档中相应的位置。 图(5)插入合并域 说明:步骤2.3和2.4的连接数据源和插入域是利用邮件合并向导来完成的,我们还可以利用邮件合并工具来更快地完成。如上图(3)依次选择“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具”命令,调出如下图(6)的邮件合工具条,利用工具条上的“打开数据源”和“插入域”命令按钮也可以完成连接数据源和插入域的工作。 图(6)邮件合并工具条 以上从数据库域调用的都是文字数据,照片导入主文档就没有这么方便了。照片的成功导入是制作准考证的关键,下面我们就来讨论照片导入主文档的方法。 照片导入主文档的方法(插入图片域的方法): 方法一、利用数据库中照片路径记录导入照片法。 将光标定位于“准考证”右下边大的单元格内,我们要在此显示学生的照片。按“Ctrl+F9”来插入域,此时单元格内会出现一对大括号,在其中输入“INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD"照片"}"”(不含外边引号),特别提示:其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。如果你编写域代码的水平有限,请使用自动插入加载照片域代码的方法。详细内容见后面“附加说明”。 实际上,我们用“MERGEFIELD"照片"”调用的是照片路径记录,所以INCLUDEPICTURE后引号""中内容就是照片路径。 如果照片不是用序号而是用姓名来命名的,我们可以在信息表中编写照片路径,方法如下图(7)中“照片2”字段记录所示,我们在G2单元格中输入=H2&B2&I2,就可以得到以姓名命名的照片路径。 图(7)用姓名命名的照片路径的编辑方法 方法二、在主文档中直接编辑照片路径记录导入照片法。 如果照片不是用序号而是用姓名来命名的,这时学生信息表中可