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计算机信息技术在办公自动化中的应用

田国胜（）

摘要：随着信息技术的发展，信息技术无论是现在还是未来都将是办公技术的重要组成部分。谈到办公室，其实早已经成为社会结构的重要组成部分，自身也是一个小社会，其中产生了办公人文、办公环境、办公生活和办公文化等，本文将从信息技术的角度浅析它在办公自动化中的应用。

关键词：信息技术；办公自动化；工作流；办公自动化系统；办公自动化技术
全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾办公自动化的进程，大致可分为三个阶段：（1）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。
互联网的普及正迅速改变着现代商务及办公模式。据统计，到2010年全球的电脑将普及到30亿台，手机用户将突破40亿人，互联网也在不断地繁殖扩大。2005年电子商务的规模比2004年增长了约40%。而办公技术的日新月异，已经让我们进入了以信息技术为核心、以提高效率和生产为目的的办公自动化时代。信息技术无论是现在还是未来都将是办公技术的重要组成部分。一、信息技术与办公自动化信息技术（InformationTechnology）是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术”。也就是说信息技术具有延长人的思维器官处理信息和增强决策能力的功能，它是利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是应用计算机技术、通信技术、网络技术以及系统科学和行为科学等多种技术，不断使人们的一部分公务管理活动物化于各种设备中，并由这些设备于办公人员构成服务于各种目标的人机信息处理系统。办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国OA经过80年代末至今近20年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。二、办公自动化的意义
虽然诸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球的各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大地方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
三、办公自动化的几个特点我国办公自动化发展至今基本具有以下几个特点：（一）办公的非专业化在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然做出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今发布在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择，为办公带来极大的便利。（二）更灵活的工作流电子文件在网络中传输，比起纸质文件的传送效率要高出几个数量级，而且还可以包含文字、图像、动画、语音等多种信息，传递的知识更丰富。文件只有在商务传递中才能显现出价值，文件要相互传递