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核算系统异常余额分析与对策

前言：自从不再负责需求分析以来，已经很久没有编写过类似操作实务方面的推介文章了，回忆起来，也有一年有余了，希望借此机会重出江湖，再震雄风。

长期以来，存货核算系统的异常余额问题一直困扰着机构很多顾问，客户的直接反馈也是陆续不断，那么这些异常余额又是怎么产生的呢？是不是产生了异常余额我们就应该去调整呢？我们能够采用什么方法去调整呢？
要想准确的解释上述问题，我们首先需要对异常余额的实质有个清楚的认识。完整意义上的异常余额应当分为两类：一类是库存数量有余额，但是金额无余额或有相反方向的余额，即为出现无单价或者负单价情形；另一类则是库存数量余额为0，但是有金额余额。正如大家所知，第一类异常余额在系统进行出库核算及系统结账时都会直接进行控制，故而正常使用的客户是可以直接避免此类情形的，而实际工作中不管从理论角度还是业务角度，该类异常余额都是不能被接受的，故而系统的控制也理所当然的被广泛接受和应用。而第二类异常余额则并非像第一类那样易于处理了，基于产生的环节不同，我们在系统中又把此类余额分为“期初仓存异常余额”、“出库核算异常余额”两种形态，前者是指对期初仓存余额按照明细仓库列显时出现的数量余额为0而金额余额不为0的情形，后者则是指在出库核算过程中，基于客户选择的核算方式（总仓核算、分仓核算、分仓库组核算）下出现的数量余额为0而金额余额不为0的情形。简单一点说，期初仓存异常余额必然是以“仓库＋产品”显示，而出库核算异常余额则由核算方式确定出现方式，比如在总仓核算的情况下，异常余额只会以“产品”形式进行显示，前者为期初仓存静态余额的查询，而后者为出库核算之后的汇报。
识别了异常余额的种类与形态，我们再来展开真正的问题分析，由于上述第一类异常余额在系统中已经杜绝，下文所有分析及探讨都直接针对上述第二类异常余额的两种形态进行展开。
注：下文实例中的物料一律默认使用最为普遍的“加权平均法”进行计价。
出库核算异常余额如何产生K/3存货核算系统提供三种核算方式：总仓核算、分仓核算、分仓库组核算，出库核算异常余额也自然是直接对应到上述三类核算类别上的，下文将直接基于总仓核算方式进行举例及模拟，不再赘述。
出库核算的过程即为出库单价的计算过程，该过程是系统根据物料计价方法进行的自动运算，在一般的情况下本不应该出现任何异常余额的，也就是说只要有出库单，金额余额就有承担的地方，自然也就不会出现期末有金额余额而无数量余额的情形了，那么什么情况才是不一般呢？
一、期初无结存数量，本期有暂估补差、金额调整单却无出入库单据
企业某个物料本期期初结存的数量为0，以前期间外购“暂估入账”业务发票本期已到，且发票价与暂估价存在差异，同时本期该物料无任何出、入库业务，此时，核算人员操作外购入库核算，系统必然针对暂估与发票的差价自动产生“暂估补差单”，以保证财务与物料的平衡及存货成本的准确性。但是此时，矛盾就产生了，由于本期无任何出入库业务，也就是无任何出入库单据，在出库核算报告上就光秃秃的出现了一笔只有金额没有数量的金额补差单据，该金额由于没有出库单据进行承担，出库核算时只能直接下挂到了期末余额上，于是就产生“出库核算异常余额”了；同样的道理，如果在相同的场景下，客户手工制作了“成本调整单”，出库核算异常余额必然产生。
实例：物料A
时点数量（PCS）金额（元）期初余额00当前期间入库00当前期间出库00当前期间暂估补差0100期末余额0100二、出库单据在核算之前已经生成凭证
根据财务理论及实务要求，凡是已经生成了凭证的单据，系统在核算过程中不得更改原有业务单据的信息，否则会造成“单证不符”，而为了保证客户所有业务的凭证结转准确、科学，一般而言，我们推荐客户在期末进行整体出库核算之后再集中处理业务生成凭证工作，但是由于实际应用中存在着较多用户由于各种原因需要提前或者即时生成凭证，从而就会出现下述实例中的极端情况。
实例：物料B
业务凭证数量金额期初余额10100当期入库10110当期出库生成凭证：金额20020200（以凭证为准）期末余额010通过上例可以清晰的看出，如果按照加权平均法计算规则，当期出库发出金额应当为210，但是由于该业务已经先期生成了凭证，故而系统只能保留出库业务的凭证金额，即为200，从而直接导致期末余额出现了异常。有人会认为这种情形只要生成凭证时的出库单单价准确就可以避免了，其实不然，因为在你生成该凭证之后，企业同样的物料可能会继续发生多次入库业务，自然先期确认的出库单价必然会受到影响，想要提前确定加权平均价谈何容易。
值得注意的是，本种情况下入库单据是否即时记账影响是不大的，因为只要有出库单据可承担差异，入库单据即时记账产生的调整单都会得到分摊，除非出现第一种极端情形。此外，采购入库单据即时生成凭证建议只针对已