201126设计图纸和资料及工艺文件管理规定.doc

201126

设计图纸和资料及工艺文件管理规定
为了更好地对所有技术文件和资料进行控制，确保技术文件在各环节中保持其完整、正确、有效性，特制定本规定：
1.设计文件和资料的管理
1.1设计文件和资料（含电子文档），工艺文件和资料由技术部归口管理，技术中心档案室负责各种技术文件资料底图的保管工作。
1.2所有设计文件和资料，工艺文件和资料底图经拟制、审核、批准后原版文件由技术中心管理并进行归档登记。电子文档由技术中心和研究所指定文员，设专用电脑管理，从有电子文档起的所有电子文档都必须归档。
1.3文件和资料的临时借阅：产品图样、设计文件、工艺文件等技术文件和资料的底图原则上不得借出技术档案室，如工作需要确需借出技术档案室，必须经公司总工程师或档案室主管领导批准并进行登记；其他文件和资料借阅者需填写《文件和资料借阅登记表》，并按时归还，到时不还，文件和资料管理人员有权收回。
1.4技术资料领用部门应建立部门的《文件和资料接收登记表》，并安排专人（可兼职）妥善保管，需下发的应填写相应的发放记录，保管人员离开该部门时应做好技术资料的移交手续。
1.5文件和资料管理人员应对所保管的技术资料进行定期检查，注意防火、防盗、防潮、防鼠等。
1.6技术标准（含外来标准）由技术中心资料室归口管理。
1.7生产用图由各生产车间管理。
1.8外协用图由外协管理部门负责归口管理。
1.9外来技术资料由销售交技术部门归口管理(原件留销售备案)。
2.技术资料的编制（写）及审核、批准
2.1设计文件和资料由技术中心、液压研究所、车间有关技术人员负责编制，审批程序按《产品设计工作管理制度》的规定执行。工艺文件按《工艺工作管理制度》的规定执行。
2.2各部门的下发技术资料必须经本部门领导审核签名。
2.3技术文件上应编有版号，校对、审批等程序齐全。
2.4文件和资料的版号标注方法如下：
版次/修订序号。其中版次用大写字母A、B、C……表示；修订序号用阿拉伯数字0、1、2、3……表示，如B/0表示第2版未经修改；B/1表示第2版经第一次修改。
3.技术资料的发放
3.1技术资料的发放部门在《文件和资料发放登记表》上明确发放部门，由部门主管批准后发放，收文部门签收、使用或保存。元件产品图纸、工艺发2份至生产部门（其中铸件图纸发3份），1份至质检部门；1份相关图纸目录到采购部；系统、油缸图纸发2份至生产部门。
3.2当使用技术资料的部门丢失技术资料、或者技术资料已严重破损时，均不得自行借用他人的技术资料进行复印或复制，必须填写《晒图申请单》到技术部门申请补发，并由发放部门重新进行登记发放。
4.技术资料的更改
4.1产品图样及设计文件的更改按《产品设计工作管理制度》的规定执行；工艺文件的更改按《工艺工作管理制度》的规定执行。更改图纸必须对所有下发的存档图样和工艺进行更改，并签字、标注日期。外协用图外协发放部门应进行监管，将图纸工艺销毁或更改，重新申请用图。
5.技术资料的换版与作废
5.1技术资料经多次修订后，或者技术资料需进行较大幅度更改时，应进行换版。原版文件和资料作废，换发新版本。
5.2换版后原发文部门应及时收回现场使用的作废版本，需作资料和以积累知识经验为目的而欲保留的作废版本，盖“保留参考”印章；没有保留价值的则统一销毁。
6.外部文件的控制
6.1外来技术图纸和资料经整顿后可盖“整顿有效”章。并在印章上签字齐备后下发。
6.2对于发放到公司外部的技术资料（例如发放到公司外协生产厂家的零件加工图样、工艺规程等），由与外部联系的归口管理部门负责登记，并协助发文部门做好文件的更改及作废回收等控制工作。

湖南邵液洪格液压有限责任公司
二0一一年五月二十六日

主题词：设计文件管理规定
发：相关车间、部室（共印3份）
邵阳维克液压股份有限公司综合管理部印二0一一年三月二十六日