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SAP服务采购订单及确认流程.pdf

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服务采购订单及确认流程 流程编号HY_BP_MM_403 流程名称服务采购订单及确认流程 批准与签署 公司部门姓名签署日期 流程负责人 项目经理 1/10 版本控制 版本号更新日期说明作者 2/10 流程图图例说明 开始 流程开始, 流程结束 结束 在SAP中操作的流程步骤. SAP以外操作的流程 SAP内业务操作判断,SAP以外业务操作判 断 流程连接 SAP内文档及报表,SAP以外文档及报表 3/10 1.流程概述 1.1.流程说明 本流程目的是在环亚公司建立统一规范的服务采购订单流程，对服务采购订单的执行进 行监控。 所属流程组： 需求与计划组 1.2.适用范围 组织范围： 触发事件： 针对所有服务采购需求时采购订单的维护； 通过非部门物资采购计划维护后,产生非生产物料需求订单； 1.2.1.术语解释和概念说明 采购订单（PurchaseOder，PO）：向供方订购商品、服务或其他资产的订购凭证，可在 SAP系统中自动生成，或由采购执行部门在系统中手工创建产生。 1.2.2.流程相关的制度与规范 1、非生产物资需求计划流程 2、预付款流程 4/10 2.业务流程 2.1.业务流程图 HY_BP_MM_403:服务采购订单及确认流程 需求部门申请人商务专员应付会计供应商 开始 HY_BP_MM_ 302_部门物资 采购需求计划 流程10 是制定服务合同20 否HY-BP-FI-010 供应商预付款流程 70 相关部门汇审 确认30 是 是 供应商履行服务项 创建服务采购是否预付款 目 订单4050否 60 验收服务项目 80否 是确认服务项目90 结束 2.2.流程步骤与说明 步骤步骤说明岗位角色系统/操作操作时点 需求部门按照非生产物资OA需求部门按 10、部门物资需各需求部门 需求计划申请表提出需求计划提出采 求计划流程 申请购申请 5/10 步骤步骤说明岗位角色系统/操作操作时点 商务专员根据在部门物资商务专员SAP需求部门按 20、制定服务合采购计划中已通过需求和计划提出采 同价格审批的申请单，制定购申请 采购合同 财务部负责人、OA制定服务合 财务部审批合同中与财务同后 相关的条款是否合理，法法务部负责人、 30、相关部门汇务部审批合同中与法务相 需求部门负责 审确认关的条款是否合理，需求 部门审批合同中与需求要人、采购部负责 求是否一致 人 40、创建服务采合同通过审批后，商务专商务专员SAP合同汇审确 购订单员创建服务采购订单认后 OA合同条款规 50、是否预付款是否需要预付款商务专员 定 供应商在收到经双方确认供应商合同双方确 60、供应商履行的服务合同后，不需要支定后 服务合同预付款的，供应商严格按 照合同各项约定履行 按合同约定及商务专员提应付会计SAP合同条款规 供的经采购部负责人审批定 70、预付款流程 的预付款申请单据后支付 预付款 80、验收服务项供应商履行合同后，需求需求部门合同履行结 目部门对项目验收束后 需求部门项目验收后商务验收合格后 90、确认服务项商务专员 专员确认项目后按合同支 目 付项目余款等 2.3.流程差异与业务提升分析 分析点现行做法未来方案变化的优缺点分析 对服务需求进人工创建，线下执行那服务的采购纳入优点： 行采购系统的管理范围1、规范了服务的采购执行； 对服务采购订单进行审批核 实。 2、服务采购订单也将是相关 数据分析的重要依据。 6/10 对服务项的确人工执行服务采购订单需要优点：监控服务的执行效果， 认对服务项进行验收对于未完成服务或未确认服 确认，才可进行发票务完成的服务采购订单是无 校验法进行发票发票校验。 实现费用的记线下申请，人工执行服务采购费用将自优点：将按照预设的会计科 账动实现会计科目的目实现自动记账，发票校验 几张的执行将更加具有可参考 性。 7/10 3.系统开发与实现 3.1.表单清单 编号表单名称实现方式 据采购订单打印单据，针对固 固定资产/列管资产验收单定资产和列管资产，作为服务 确认或收货确认的依据。 3.2.报表清单 编号报表名称备注 3.3.功能开发清单 编号开发名称备注 3.4.增强开发清单 编号开发名称备注 8/10 系统接口清单 编号接口名称备注 3.6.权限设计 岗位所属部门流程中的操作步骤操作权限限制