秘书学概论复习资料.doc

秘书学
名词解释：
秘书的含义：秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位。又称为秘密文书工作者或者领导的参谋与助手。学术界有四种说法：宫中秘藏之书、辅臣、行政职位、社会职业。
秘书的层次：秘书人员因其所服务机关、单位的层次规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历的不同，在纵向上有层次之分。主要包括：处级秘书、中级秘书、高级秘书三个层次。
秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性。应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。它是一门写作学与管理科学的知识圈交叉重叠的产物。
4、秘书工作机构：秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。
5、办公自动化：办公自动化是是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。
6、职业道德：职业道德是人们从事活动应遵守的行为规范。主要概括为：“忠诚、保密”。
7、秘书心理：心理，是人脑的技能，是客观现实在人脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。人的心理活动又直接支配人的言语、行动。（它主要包括：兴趣、意志、情绪、思维、记忆。）
8、思维：思维是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或者利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。
9、气质：气质是人的生理与心理特征。现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等的典型的、稳定的心理特征。（气质表现为人的感受性、耐受性、敏感性、可塑性、兴奋性、倾向性等。）
10、性格：性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。（主要包括：态度、意志、情绪、思维等）
11、社会地位：社会地位是指个人在社会中的地位是个人与社会关系的体现，也是个人所占的空间的大小和性质、个人的权利和义务的总和。包括先赋地位和后成地位。
12、后成地位：后成地位是指人依靠自己的聪明才智，依靠自己的能力、努力、工作或劳动成果，对社会的贡献所获得的地位。
13、社会角色：社会角色是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。
14、人际关系：人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘关系”。
15、督查：督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下的督促、检查，使之落实、妥善。督查，又称督办和查办。
16、沟通：原意是指两处水域中间阻隔，互不相通，在其间挖掘一渠，使之流通。现代意义上的沟通，又泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学的角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流。
17、协调：协调，就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异以及矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让，求同存异，使矛盾得到解决，达到统一政令、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质文明的巨大力量。
问答题：
1、秘书工作的特点？
(1)辅助性；辅助是相对于主导而言的。辅助是在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。（2）综合性；是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的突发的非例行性工作。有机要与非机要性工作，有操作简易的工作又有操作复杂的工作。（3）机密性；不管是机关、企业、私人秘书，其工作内容或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人隐私，所以善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。（4）服务性；秘书属于第三职业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了有“服务的直接性”和“服务的稳定性”以外，秘书服务还具有广泛性。只有认清秘书人员的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关单位中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各项工作。
2、秘书工作的作用？
（1）助手作用秘书称为上司的直接工作助手，起着无可置疑的作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着监理作用。（2）参谋作用；中高级秘书具有参谋作用，他们为上司调查研究、收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策。充当领导人的“顾问”和“智囊”解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策.（3）协调作用，秘书的协调作用是由秘书的工作人物、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司，传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门人员都有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。
（4）信息枢