公文写作(概念和原则)--闫静.doc

写作概念和原则
北京时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师闫静

一、关于商务文书写作的概述
商务文书的写作有其自身的特点。我们写个小说，上网写个博客，外出写个游记，与商务公文有些什么样的不同呢？叶圣陶老先生曾经说过：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文一致性规范性的特征。
我们知道，，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范。所以这样评价，因为白居易写文章、写诗歌，非常直白，通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。所以，从某种程度上来说白居易是公文写作的典范。据说他写完了他的这篇文章之后，要拿给这个老婆婆，一个不懂文化的，不识字的老婆婆。他去念，念完了，老婆婆说我听懂了，那么白居易说，好。这篇文章就可以用了，那么这个诗就可以发表了。按当时来说，如果老婆婆说我听不懂，那么白居易就要回去重新改。你看到很多唐诗是很难懂的，为什么呢，因为里边有很多的引经据典，一般人看这么一句话，7个字里头有3个典故，没有一定的历史知识，你是根本看不明白的。可是白居易的诗里边，这种东西很少，所以说像你看白居易写的，老大嫁作商人妇，《琵琶行》里边，这句话一听就明白。然后商人重利轻别离，那么你一听也知道这个是什么意思，所以我们说写公文，应该向白居易来学习。跟他来学习什么呢，白、直白、简单，这是我们要学的。
通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：
一是简明。正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。
二是准确。一字入公文，九牛拔不出，这就是准确。那么以前有一个打趣的诗，它就说有的人写东西，特别的罗嗦、重复，比如说一句诗叫做，关门闭户掩柴扉。大家理解了吧，关门就是关门，闭户还是关门，掩柴扉还是关门，来回来去这一个意思表达了三次。那么这样的话，我们的公文是绝对不可以这样的。我们如果能够用一段话说清楚，我们就不会用两段话，如果能用一句话说清楚，我们也不会用两句话，如果一个词就可以说清楚，我们就不用这么多的词。
三是朴实。就是我们刚才讲的不会刻意的，很多的辞藻堆砌，有的人说我懂得很多。那么我们学学白居易，他也懂得很多，那么很多的典故他都知道，但是我们不要，为了去加这些东西而加。
四是庄重。所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。
五是规范。商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。
二、商务文书写作的要素
商务文书写作有以下四个要素：
一是主旨。所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。
二是材料。好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。
三是结构。另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。
四是语言。如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。
三、商务文书的分类
在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：
（一）按形式进行划分。以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：
一是固定格式的商务文书。常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。
二是非固定格式的商务文书。而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。
（二）按内容用途进行划分。以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：
一是通用的商务文书。常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨