技术文件管理规定.doc

长春中势旭阳橡胶有限公司文件页码ofNUMPAGES4技术文件管理规定文件版本：A修订次数：0文件编号：SP01/JSZB—I—01
目的
明确技术文件的编制、签署、更改、保存、销毁等相关的内容，确保技术文件的正确性，并实施有效的管理，确保各相关场所使用的文件为有效版本并受控。
适用范围：适用于全公司技术文件的管理。
职责
3.1技术质保部为本程序的归口管理部门，人事行政部负责技术文件的归档管理。
3.2技术质保部门负责技术文件和资料的编制、发放、更改、销毁等管理。
3.3技术文件的使用部门负责使用文件的保管、防损/防污，负责对旧版、作废文件的收集与交回。
技术文件定义
技术文件包括与公司产品有关的技术资料、图纸、标准、检验作业指导书、试验程序、操作规程、材料规范、作业指导书、工艺卡、CAD资料、情报资料等。
工作程序
5.1技术文件编号

5.1.1技术文件编号方法
公司技术文件编号为：JSZB-XX-XX

产品代号
技术文件代号
技术部门代号

5.1.2外来文件编号按各自原来的编号。
5.2技术文件的编写、审核和批准
技术管理文件由技术质保部门负责编写，各产品的工艺文件及作业指导书由相应负责该产品的工艺人员负责编写，主管审核，主管副总批准。
5.3技术文件的发放、领用
5.3.1技术文件经审批后，统一复制，并保证复制质量。
5.3.2技术文件发放前，应由发放人员对每份文件编写文件分发号，并对文件加盖红色“受控”印章，根据需要填写《文件发放、回收（销毁）登记簿》，报部门领导审批。
5.3.3文件发放人员，按照批准后的《文件发放、回收（销毁）登记簿》的发放范围发放，领用人需在《文件发放、回收（销毁）登记簿》上签署姓名和领用日期。
5.3.4文件发放人员在发放换版文件时，应同时收回旧版文件，若接受文件部门交不出旧版文件或需留下参考时，应由文件发放部门领导在文件上签字，并加盖红色“作废”印章和“参考”印章，生产车间、班组不得保留作废文件。
5.3.5当使用的文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破损、丢失文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，文件发放部门负责对破损文件进行销毁，并填写《文件发放、回收（销毁）登记簿》。
5.4文件的更改
5.4.1在技术文件的使用中如发现文件有差错或需要更改时，应由使用部门或个人提出申请，填写《工程更改申请单》，上报发文部门，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。
5.4.2发文部门签署意见后，由原开发人员进行更改，当指定其他人员更改时，应取得相应的背景资料。
5.4.3由原开发人员对需要更改的文件进行修改，并履行审核、批准手续，
按原《文件发放、回收（销毁）登记簿》的发放范围发放，同时收回作废的文件。
5.4.4文件更改时，应在《更改作废通知单》更改状态一栏上注明具体更改形式（换页、划改、换版）和更改日期。
5.5文件的换版、作废与销毁
5.5.1文件经十次修改或需要进行大幅度修改时，应进行换版，原版次文件作废，加盖“作废”印章，换发新版本。
5.5.2作废的文件由发文部门按《文件发放、回收（销毁）登记簿》的发放范围收回，并加盖“作废”印章，文件管理人员填写《文件发放、回收（销毁）登记簿》，部门领导批准后统一销毁，作废文件销毁时，至少要有两人在场，监督执行，监销人在《文件发放、回收（销毁）登记簿》上签字，技术文件的销毁方式为碎纸机绞碎。
5.5.3需作资料保留的作废文件，经文件管理部门领导批准后，由文件管理人员加盖“作废”、“参考”印章，方可留用。
5.6外来文件的控制
5.6.1直接引用的各类外来技术文件，由对口管理的部门负责文件的审批、发放，并按本规定5.3条实施管理。
5.6.2各对口部门负责编制本部门的《外来文件清单》。
5.6.3顾客的工程规范/标准，由技术质保部门负责管理，及时评审、发放和实施。
5.6.4技术质保部门每年初负责到有关部门核查所使用的国家、部颁、行业、国际准的最新版本，及时索取新版文件，更换过期文件，统一编号加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
5.6.4收到的外来技术文件，需识别其实用性，由技术质保部门控制分发范围，以确保其有效。
5.6.5顾客提供的外来技术文件，应根据需要复制后，统一编号，加盖“受控”印章，发放到使用部门，原件谨慎保存，存档备案。
5.6.6各职能部门对发放到公司外部的受控文件（如外协厂的加工图纸，技术规范等），要进行发放登记及更改、作废的控制。