经费核销之审核作业应注意事项.pdf

會3-01附件1經費核銷之審核作業應注意事項一、辦理考試工作酬勞支給依行政院及本校訂定標準辦理。二、建教合作計畫另依建教合作計畫合約規定辦理。三、推廣教育計畫依本校推廣教育收支管理準則辦理四、共同性規定經費結報應行注意事項如下:(一)申請動支經費應查明有無預算，並於事前依規定程序填寫經費請購單，或專案簽明事項，經核准後方得辦理。(二)粘存單或零用金清單應註明經費來源，並編列支出編號。(三)收據應記明下列事項：受領事由、實收數額、支付機關名稱、受領人之姓名或名稱、地址及國民身分證或營利事業統一編號、受領年月日。(四)統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價(數量、單價勿以¡一式¡、¡一批¡表達)及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱。(五)前項各款如記載不明，應通知補正，不能補正者，應由經手人詳細註明，並簽名證明之。(六)收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列日期、貨品代號、數量、金額者，應由經手人加註貨品名稱並簽名，如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。(七)本校為非營業單位，應取具二聯式發票核銷，若取具電子計算機三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一併粘貼核銷。(八)依財政部81年5月19日台財稅字第811661406號函規定，新台幣2仟元以上之收據，除水電、郵電、報費、交通費等，依法免取統一發票外，儘量以統一發票作為原始憑證報銷。(九)支付款項，應取得收據、統一發票或相關書據。因特殊情形不能取得者，經手人應開具支出證明單，並依式填妥單價、數量、金額及書明不能取得原因，經核准後據以請款。(十)支出憑證如有遺失或供其他用途者，應檢附原立據人簽名負責證明與原本相符之影本，或其他可資證明之文件，並註明無法提出原本之原因。(十一)分批（期）付款之收據或統一發票，應附分批（期）付款表，列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第1次付款時檢附合約副本或抄本。(十二)數計畫或科目共同受益之支付款項，其支出憑證不能分割91會3-01附件1者，應加具支出科目分攤表。(十三)數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具支出機關分攤表，由主辦機關另行保存，或彙總附入支出憑證簿，其他各分攤機關應檢附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表。(十四)支出憑證粘存單金額或相關資料塗改時，經辦人應在改正處簽名或蓋章證明。(十五)支出憑証列有其他貨幣數額者，應註明折合新台幣之比率，除有特殊情形者外，應附兌換水單或其他匯率證明。(十六)依據公庫法第15條規定：支票非因付給政府之債權人，不得簽發。非零用金（超過1萬元以上）之公款依規定應逕付廠商，若已由承辦人先行墊付者，應填具「自行墊付1萬元以上費用核示單」奉核准後方可支予墊付人。(十七)請購單、估價單、驗收單、發票有關之品名、規格、數量應一致。(十八)估價單應請廠商填寫本校全銜、估價日期及詳細規格，檢附兩張以上之估價單時，其品名、規格、數量應一致，以利比較。(十九)收據之營利事業統一編號從缺者，應加貼收據金額4?印花。(二十)發票、收據之品名欄若以原文書寫者，請譯註中文，另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文。(二十一)郵資應附購票證明並擇要加註郵寄資料內容及具體用途，如有郵資清單請一併附上或加註說明收件人姓名、地址。(二十二)1萬元以上付款案件，應附請購單(須先加會採購單位核章再會會計室)，並逕付廠商，如確以零用金先墊付者請填附「自行墊付1萬元以上費用核示單」。(二十三)支出證明單請依式填妥單價、數量、金額、敘明不能取得單據之原因，並由經手人簽章。(二十四)結報金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額並由經辦人簽章。(二十五)刻印費請加蓋樣章。(二十六)廣告費請檢附整版報紙樣張。(二十七)印刷費請檢附樣本。92會3-01附件1(二十八)影印費請擇要註明影印資料名稱。(二十九)土地、土地改良物、房屋建築及設備暨金額超過1萬元以上且使用年限在2年以上之機械及設備、交通及運輸設備及什項設備屬財產，請各請購單位填具財產增加單加會保管組，登錄財產；另圖書屬財產，請使用單位自行填寫財產增加單，並由保管組登錄財產。(三十)報支國際長途電話費請註明通話事由。(三十一)印製名片請由自籌經費支付。(三十二)依據「政府公務機關參加學術團體規定」，因業務兼具專業技術性質之需要，參加學術團體並繳交常年會費，可由各單位業務費列支；但以個人名義參加者，不得報支。(三十三)採購案於經費結報時，應檢附收據或統一發票、驗收證明文件及其他足資證明之相關文件；訂有合約者，應檢附合約副本或抄本。如無前項驗收證明文件時，應由驗收、點數或保管人員分別簽名。惟經手人不得為驗收（證明）人。(三十四)訂定契約之設備租金及維護費、清潔費、保全費等，經費結報請檢附合約影本。(三十五)預付款應先要求廠商提供同額預付款還