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设备采购控制制度及
流程规范

设备采购控制制度和流程

一、目的
为了规范公司设备采购过程，保证设备采购及时、质量合格，
特制定本制度和流程。
二、范围
适用于公司设备（附件二）采购的控制。
三、职责
1、使用单位负责根据使用需求进行设备采购计划的申报、协
助生产技术部与投标方的技术交流、制定技术协议及产品验收等。
2、供应部负责组织供方评价和选择、设备招标、商务谈判、
招标信息汇总、合同签订和合同履行等。
3、生产技术部负责根据生产需求进行设备采购计划的申报、
设备招标、与投标方的技术沟通和设备质量标准验收等。
4、财务部负责收投标押金、票据核对及货款结算。
四、工作流程
1.采购计划申报：
按照生产技术部的《设备管理工作流程》进行申报。
2、招标单位确认
2.1供应部收到《采购计划书》设备技术要求指标，经部门经
理审查确认合格后，内勤登记，交设备采购员。
2.2设备采购员查询《合格供应商名录》，若无此类设备的合格
供应商，执行《供应商评价准则》，选定合格供应商，再执行本制
度2.3款。
2.3若有三家以上此类设备的合格供应商，设备采购员在开标
前7日向我公司的合格供应商发招标通知函，并在开标前2日通过
电话落实参标单位。
3招标执行
3.1所有到场的参标单位在《招标单位登记表》上签字，到财
务部办理招标押金（必须为现金）手续后方能参与招标活动。
3.2设备采购员收集所有参标单位的投标书，由供应部、生产
部和使用单位共同开标、议标。
3.3供应部设备采购员汇总招标情况编写“采购招标书”，四方
共同签字确认，合同总额50万以下设备由生产副总批准，合同总
额50万以上设备报总经理批准，在三日内确定中标单位。
3.4供应部通知未中标单位办理退还招标押金手续，与中标单
位签订合同，具体执行《采购合同管理规定》。
3.5合同签订后，设备采购员应及时与供应商沟通，执行合同
商务条款，保证在双方约定的时间内保质保量交货。
3.6如供应商不能按照双方约定的时间交货或者合同执行遇到
意外因素不能履行，设备采购员要及时汇报部门经理，由部门经理
负责对此事件进行协调、拿出处理方案并及时上报公司领导。对设
备采购员的处理按照《绩效考核细则》执行。
3.7设备到厂，具体执行生产技术部的《设备管理流程》。
4、入账结算
4.1供应商开具发票，采购员依据合同书及《设备收货登记》
对发票审核后签字，使用单位设备接收人、负责人再次签字确认，
交供应部负责人签字，报经营副总签字后送财务入账。
4.2采购员根据合同的约定向供应部经理汇报，并填写《预付、
应付款项申请、批付单》由供应部经理签字，财务部在《预付、应
付款项申请、批付单》上填写财务查询结果,报经营副总审批，送

交财务部后支付，具体执行财务部《资金办法》。
5、质量反馈
5.1使用过程中，若发现质量问题，使用单位使用《设备维修
申请报告》及时反馈给生产技术部及供应部。
5.2供应部根据车间质量反馈信息，联合生产技术部进行调查、
复检，供应部并通知供应商维修、更换按照合同约定条款索赔处理。
6、设备档案管理
设备的招标书、合同
设备的招标书、合同等相关资料有供应部保管，2年以后交公
司档案室保管。
五、相关文件
1、《供应商评价准则》
2、《采购合同管理规定》
3、《绩效考核细则》
4、《设备管理流程》
六、相关记录
1、《计划进货通知书》
2、《合格供应商名录》
3、《招标单位登记表》
5、《采购招标书》
6、《设备收货登记》
7、《设备维修申请报告》
8、《设备使用信息反馈报告》

附件一：设备采购流程图
设备采购计划的填报计划进货通知单

部门领导审核

分管副总批准

供应部

供方基本情况
有无合格供应商N基本情况调查
调查表

Y
必
招标通知函的发送要
时
现场调查
参标单位现场考察
参标单位登记表参标单位的确认报告
单位登记

投标押金的交纳投标书的收集

三方开标

三方议标

采购招标书的编写

中标单位签订合同

领导审批

未中标单位退押金

跟踪送货

设备管理流程验收试用验收单

N
合格与否维修、退换货

Y
质量反馈使用入账结算
附件二：主要设备清单
泵、阀门、罐、除氧器、装载机、除渣机、锅炉、破碎机、汽轮机、
压滤机、UASB反应器、厌氧罐、减速机、喷射器、换热器、粉碎机、
通风机、蒸发器、造粒机、冷却机、风机、分级筛、除雾器、变压
器、电盘高位箱、闪冷器、玻璃钢罐、冷却塔、变频器、过滤器、
冰柜、冰箱、干燥箱、培养箱、灭菌器、空调、冷凝器、离交柱、
电机、离心机、输送装置、绞龙、杨料机、闭风器、液力偶合器、
冷油器、加热器、减压减温装置、射汽油气器、冷沙器、抽气器、
滤油器、发电机、励磁机、电机、整流器、除