档案数字化工作实施方案档案数字化工作方案.pdf

档案数字化工作实施方案档案数字化工作方案

档案数字化工作实施方案档案数字化工作方案
干部人事档案数字化工作是组织系统信息化建设的重要内
容，不仅能提高档案利用效率、保护纸质档案，也为纸质档案增
设了监控器。克东县按照突出重点、分步实施、安全高效的原
则，加快推进县管干部人事档案数字化建设工作，进一步提升档
案管理标准化、科学化、信息化水平。
精心筹备，打牢基础
将贯彻落实《全省干部人事档案数字化工作方案》精神作为
重要政治任务，成立干部人事档案数字化建设工作小组，制定
《县管干部人事档案数字化建设工作方案》和跟踪督导制度，定
期召开会议听取工作进展情况，积极研究解决实际问题。档案数
字化建设开展以来，查缺补漏、分类归档零散材料8000余份，
为干部人事档案数字化建设顺利开展奠定了基础。
配齐硬件，强化保障
遵照《干部人事档案数字化规范》，积极争取经费240万
元，购置机柜、扫描仪、干部档案管理信息系统、操作系统、数
据库、交换机等必备器材，配备高内存电脑、彩色打印机等硬件

设施，满足数字化扫描工作需要。在县委办公楼用房紧张的情况
下，积极协调20平方米办公场所，为县管干部人事档案数字化
建设工作顺利开展搭建了平台。
规范程序，有序推进
按照规定程序采用竞争性谈判方式，最终确定资质齐全、经
验丰富的数字化扫描公司提供相关技术保障，并对扫描质量、保
密安全、软件升级维护等条款作出严格规定。今年3月底，正式
启动档案数字化建设工作，县委组织部指定专人全程参与档案整
理扫描，确保档案数字化建设工作高效有序推进。
严格验收，高质高效
实行三个严格的管理方法，即：严格执行保密纪律，与工作
人员签订保密协议，工作场地安装24小时监控设备，保证档案
安全；严格验收交付档案，安排专业人员复验电子档案与纸质档
案，发现问题及时整改；严格执行工作标准，将事业人员档案数
字化标准比照公务员档案数字化标准严格执行，坚决杜绝标准降
低、程序简化问题。截至目前，克东县已完成120本正科级领导
干部档案数字化制作工作，并于7月19日成功汇入市部档案信
息库中。预计12月末前完成所有干部人事档案数字化制作。

档案数字化工作实施方案档案数字化工作方案1引言

合肥水泥研究设计院作为知识型企业，图纸是单位最宝贵的

知识财富，它反映了企业的形象、知识积累、核心竞争力和管理
水平。但合肥水泥研究设计院目前存在电子图纸收集难、归档
难、利用难的问题。大量的电子图文档散落在单个设计人员的电
脑里，完整、及时、准确的归档是一件非常困难的事情，工作量
大且容易出错，还会出现资料不全或者版本不对的情况，查阅历
史资料也非常困难，容易导致对甲方的服务出现问题。这里有企
业管理机制的问题，但没有一个系统解决方案也是难以实现科学
管理的基本障碍。
2需要解决的管理问题
1)电子资料的无法归档或者归档困难问题；
2)实物资料电子化问题；
3)借阅、下载、浏览等图纸利用问题；
4)合肥水泥研究设计院的知识产权无法保证；
5)合肥水泥研究设计院的无形资产得不到积累和沉淀；
6)培养核心竞争力无法谈起；
7)大量成品制作业务外流；
8)没有办法实现共享，设计效率低下；
9)信息孤岛，信息中心―成品―档案管理相互独立，资源不
能共享，投资重复和浪费、效率低下；
3系统解决问题的核心思路

图档管理系统的设计思路：合肥水泥研究设计院电子制图已
经普及，当设计人员熟练掌握制图软件之后，电子制图对设计工
作效率的提高将趋于极限。由于电子文档具有方便且可重复利用
的特点，因此有效管理并合理利用电子图档资源将是进一步提高
合肥水泥研究设计院设计效率的重要手段。
因此，我们应根据合肥水泥研究设计院实际情况，逐步建立
企业级档案库。实现对电子档案、纸介质档案或其它形式（音
像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、检索与管理。
同时管理电子档案和实物档案。并能够与其他子系统（办公自动
化系统、经营管理系统、项目管理系统）进行无缝集成，并逐渐
完成档案资料的全过程自动归档。

a)系统的设计重点：
1)注重系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。
①提供编目模板，快速生成编目树。
②批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。
③与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动
编目，自动挂接文件等）。
2)实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底
图与电子文件的一致性。
3)有强大方便的查询、统计功能。

4)归档的电子文件的安全性、可追溯性。图档系统的每一步
操作在系统中都有历史记录，便于以后的追溯。
5)归档电子文件的版本控制。
6)早期未归档的图纸经过扫描和归档纳入系统