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档案管理办法

第一章总则
第一条为了加强公司（以下简称“公司”）档案管理工作，更好地为公司经营管理等各项工作服务，根据公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所指档案包括文书档案、经管档案。文书档案是记录、反映公司在党务、政工及经营管理等各项活动中形成的、办理完毕的、具有保存查考价值的文书材料的总称（包括文字材料、报表、图样）。经营档案是公司在市场开发、合资合作、对外贸易、技术服务等管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子文件等不同载体、不同形式的原始记录。
第二章职责与分工
第三条公司综合管理部是档案主管部门，负责对公司文书档案和经营档案工作进行归口管理；负责公司文书档案及经营档案的保管和提供利用。
第四条经营业务部门的职责
（一）负责经营活动过程中经营文件材料的积累、保管和整理，并不定期向综合管理部移交应归档的经营文件材料；
（二）负责将经营文件材料的归档工作纳入经营工作管理流程和有关人员岗位职责中（指定兼职管理员），确保经营档案工作与经营活动同步进行，确保经营档案完整、准确、系统、有效；
（三）将经营文件材料的归档要求纳入经营合同中，确保归档文件材料的质量；
（四）重大经营活动时应及时通知档案主管部门参加；
（五）各业务部门负责对公司市场开发、市场开发、合资合作、对外贸易、技术服务等活动中形成的经营文件材料进行收集、整理和移交工作。
第三章文书文件材料归档范围
第五条公司应加强对文书文件材料的管理，特别要重视有保存价值的白头文件的收集与归档（各类统计报表、总裁办公会记录等），确保文书档案的齐全、完整、系统、有效。
第六条凡是反映本公司各项管理工作、具有查考利用价值的文书文件材料均属归档范围（见附表1）。主要归档范围如下：
（一）上级机关下达的需要贯彻执行的指示、决定、规定、计划、任免、批复、通知等文件；
（二）上级机关召开的需要贯彻执行的重要会议的文件；
（三）党和国家领导人、人民代表、上级机关主要领导来单位视察、检查工作形成的讲话、题词等材料；
（四）本公司向上级机关报送的请示、报告、总结、计划、规划等文件；
（五）本公司在各项工作中形成的调查报告、计划总结、会议记录、重要电话记录、情况简报等；
（六）本公司编制的各种年度（含季度）统计报表及财务预决算等；
（七）本公司召开的党、政、工、团和经营等管理性会议形成的文件材料，如决议、报告、纪要、记录、选举结果、领导讲话、名单、简报、重要的会议交流发言材料等；
（八）本公司的重要外事活动形成的文件；
（九）本公司处理的重要的来信来访材料；
（十）本公司编辑的出版物、员工花名册、党员花名册、干部统计报表、汇编材料、大事记、年鉴、组织沿革史料等材料；
（十一）本公司各项中心工作及临时性机构的文件；
（十二）其它方面的重要材料（如平行机关需要办理的来文）。
第七条归档文书文件材料应符合下列要求
（一）归档的文书文件材料必须完整、准确、系统，真实反映管理活动的全过程；
（二）凡有公司领导签发的文件底稿，应同正文一起归档，在归档的文件中，应将每份文件的正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件放在一起；
（三）归档文书文件材料必须是原件，载体及字迹应符合耐久性要求；
（四）使用办公系统公文拟稿的发文稿纸中的签署必须手签。
第八条不属于归档范围的文书文件材料不允许归档。中央和地方各级党政机关普发性文件、上级机关及有关单位编辑出版的不包含本公司内容的各种报刊、文件汇编等只能作为资料进行管理。
不应归档的范围：
（一）上级机关及有关公司制定的各种规定、制度、标准等征求意见稿；
（二）上级机关及有关公司普发的各种计划、简报、通报、报表（不反映本公司情况的）；
（三）上级机关及有关公司召开的一般性会议和无查考价值的文件材料；
（四）上级任免、奖惩非公司员工的文件或对公司无查考价值的文件；
（五）针对本公司的一般性的领导讲话和经验交流、先进人物材料；
（六）未经领导签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印大样等；
（七）无查考利用价值的事务性、临时性的文件（如节假日纪念活动安排、作息时间调整、一般性会议通知等）；
（八）部门报送的一般性通报、一般性备案文件；
（九）为参考目的从各方面收集的文件材料；
（十）其它没有查考价值的文件材料。
第四章经营文件材料归档范围
第八条归档的经营文件材料必须是原件，必须保持完整、准确，系统、有效，反映经营活动的真实过程。主要归档范围（见附表2）如下：
（一）营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标注册等；
（二）本公司签订的对外合同、协议书、公证文件及在执行合同中形成的文件、函件；
（三）各类统计报表；
（四）本公司对国内市场调查的分析报告（市场需求、价格动态、新项目开发动态、同行业新项目开发情况）；
（五）订货会、交易会、展销会形