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第九章：外贸函电基础

（编者：莫树鹏）

9.1函电基本概述

外贸函电是一种商务信件，是我们与客户之间建立联系及合作关系的重要手段。外贸函电的
作用：意识索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。函
电主要通过电子邮件、传真或MSN等方式去传送内容。

9.2函电内容介绍

外贸函电相关内容在这里主要是指建立业务关系（如开发信），处理回复和跟进客户询盘、
报价、订货协商、签约、包装、装运、支付、结算以及办理保险、商检、索赔以及代理协议、
仲裁等等业务工作所要撰写电子邮件和信函内容。可以说函电内容是整个业务商谈和合作过
程中最为重要的往来交流信息和内容。它很大程度上体现业务员的专业素养和能力，也会直
接或者间接影响到业务员的接下订单的概率。例如，我们写的客户开发信，回复信。

9.3函电基本流程

整个业务过程，函电所涵盖的内容有很多。因此我们业务员需要将基本的函电流程理清楚。
通常整个流程就是我们做客户跟进的流程。

1.建立业务关系
这是开启业务合作的第一步，通常通过不同的客户开发渠道与客户建立业务联系。如写开发
信，产品介绍说明等；

2.询价与答疑
国外潜在买家会通过询价、索要产品资料和方案来与我们业务员建立合作联系。这时我们业
务员需要掌握进出口贸易的基本价格条件（术语），相关产品方案和技术讲解函电的撰写，
并熟悉询价与答复客户疑问的常用句型。

3.报价与议价
在解决了产品方案和技术问题以后客户会与我们业务员进行价格商榷，我们业务员需要懂得
相关报价术语、议价内容和技巧的函电撰写。

4.接受方案
双方经过报价与议价阶段达成一致并协商出双方都能接受的方案。这个过程业务员需要掌握
一些促成合作的函电表达技巧。

5.合同拟定
双方对产品报价方案达成一致以后便会进行合同细节的商榷和条款拟定。这时需要业务员懂
得相关的合同细节条款（支付与结算方式、包装、质保、商检、装运、保险、仲裁等内容）
表达和签约相关的函电内容撰写。

6.订货签约跟进
这一阶段业务员需要掌握签约跟进，款项落实的基本函电撰写。函电内容撰写要表达准确清
晰同时又要掌握好相应表达技巧，如委婉，间接。

7.付款方式与查收确认
通常根据支付方式不同，我们需要做的跟进工作也不一样。
【1】对于T/T电汇付款，我们需要根据客户提供的付款银行水单进行订单款的查收核实并
且在核实后邮件告知客户。
【2】对于信用证支付方式，那我们需要做的就是：
（1）催证：催客户开立信用证
（2）审证：审核信用证各项条款，确认信用证有效后安排后续生产和跟进。
（3）改证：对于信用证条款有错误、或条款有异议不能满足的需要发送改证信息给客户
做好相关修改。

8.订单跟进反馈
签约生效以后下达生产订单，这一阶段需要我们业务员和跟单之间协调好并做好生产跟进。
整个阶段业务员需要给定期给客户做好生产进程反馈。需要掌握相关的生产和流程术语以及
反馈函电的撰写。

9.出货阶段
该阶段业务员需要掌握质检验货、包装描述、货代衔接（运输、入库）、商检流程、报关通
关等流程信息以及相关的函电内容撰写。

10.售后跟进
货物发出去以后，业务员就要进入重要的售后跟进环节，其中包括发送发货通知、协助客户
做好清关工作等。这一个过程需要掌握运输与清关方面的专业术语和流程，并将这些转化成
为跟进函电。此外，售后跟进的环节中常常遇到客户反馈的各种各样的问题。其中包括：产
品质量问题、使用操作问题、运营维护问题、投诉问题等。这些问题处理都需要业务员掌握
一定函电沟通技巧，将问题一个个化解，同时能够让客户满意。

11.代理合作
代理合作签署过程中，业务员需要将合作协议以及洽谈信息转化成为函电内容转达给客户。
过程会涉及到很多协议专业术语。这些都是跟进函电需要解析的。因此业务员需要具备这些
函电表述技巧。

9.4函电基本要求

1.函电基本要求
外贸函电的书写要遵守一些基本的规范和要求。在我们写邮件的过程中，我们要去不断地提
炼和精简一些内容。因为国外文化和工作方式及环境不一样，很多国家的客户，如很多欧洲
国家的客户都喜欢内容鲜明、简洁和高效的信件，这样可以节省出他们很多阅读时间。平时
我们在写函电的时候都可以参照以下基本书写的要求：
（1）主题明确
（2）内容简洁
（3）语言精炼
（4）表述完整

2.外贸函电格式
有固定的语言、习惯用法和常用句型。需要掌握各种英语语言知识，掌握外贸书信的格式与
写作技巧。常见的缩略语。条理清晰，内容简洁。

3.外贸函电语气
在跟进客户的每一个环节里面，各部分的语气是不一样的。如开发信、询盘回复的语气需要
做到客气委婉和有亲和性，表达感谢；平常的业务联系需要做到平和、耐心、细心和信任；
催款的时候需要做到有理有据、紧急却又不失礼貌