秘书工作机构的职能与要求.pptx

秘书工作机构的职能与要求秘书工作机构的设置秘书工作机构的职能秘书工作机构的工作要求引入：案例秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，平时你们不是老说工作忙，现在人多不就力量大了吗，你的心思我也不是不明白”;县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成立3个室：文书室、机要室、综合室。人员安排分别为：秘书科3位正科级干部，文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3人，其中1位副科级干部，综合室4人，其中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就要退休了。想来想去只有这样安排才最合理。秘书处长无话可说。问题是这样的安排是否真的合理呢？秘书工作机构的设置纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上下沟通不便。纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由度大，上下沟通方便。2、秘书工作机构的名称与组织形式狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部分，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待工作。注意——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构：董事会秘书处董事会财务审计室董会法律事务部党委办公室组织部宣传部纪委(监察)工会团委信访处总经理办公室人事部劳资部生产技术部财务部企划部通风处安全管理监察部非煤产业部请指出这些机构中哪些属于秘书机构。（2）组织形式综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，适合秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和多数企事业单位一般采用综理制。临时性的秘书工作机构（三）秘书工作机构的地位和性质其地位和作用可以用下图表示（2）中级组织和中型企事业的秘书工作机构虽也配置一定的人员和设备，工作也是既分工又合作，但对领导部门或领导人的从属性更为明显。它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。通常被称为“秘书工作部门”。其地位和作用可用下图表示注意基层组织和小型企事业单位，由于其规模小，人员少，往往不设独立的“办公室”，只配置一二名专职或兼职秘书，他们往往与上司同在一间办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称为“秘书岗位”。2、秘书工作机构的性质（2）辅助性秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办会，通讯联络接待，传达领导指令，充当参谋与助手，具有辅助性。（3）综合性秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性，因此具有综合性。（4）服务性秘书部门相对整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门服务，又不仅是管理服务和信息服务，而且包括生活服务和事物服务，所以说服务性是秘书部门的本质特征。（三）秘书工作机构的职能与工作要求（2）参谋职能调查与提供领导决策所需的信息资料，支持领导决策。收集并反馈信息，为领导再决策提供依据。（3）枢纽职能向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知和口令；转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级部门转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告、建议或批评意见。负责与政府部门、新闻媒介等的沟通与联络。（4）协调职能负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾。（5）保密职能妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中所涉及的机密；保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、专利、知识产权、客户渠道等商业机密；保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私；保守员工的档案、升迁、调动等人事机密；保守涉及组织利益的其他秘密；监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的机密。（6）公关职能2、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误。（6）迅速果断、讲求时效（7）忠于职守、安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力3、秘书工作机构成员[案例]大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。更重