文献采选工作规范.doc

一、文献采选工作规范
一、采选原则
1.根据本所科研和研究生教育的需要，有目的、有计划、有重点、多渠道地收集国内外文献信息。保证重点学科，兼顾一般学科，建立结构合理、有特色的文献保障体系。
2.采选工作以有效满足用户需求为出发点，加强读者需求、出版动态和书源书价的调查分析，认真筛选，合理使用经费，做好采购工作。
3.注意保持馆藏重要文献资料的完整性和连续性，注意收藏本所的出版物和本所著者的学术文献。与本所科研方向有密切关系的文献，应全面系统采购，与本所科研有关的相关学科文献适当采购。字、辞(词)典等工具类图书，要精选购进，避免类同，根据需要可购1-2册；一般图书原则上不购复本；已有电子版的书刊，原则上不再购纸本；研究生课外阅读图书，宜精选，请相关人员适量代购。精装与平装的同种书，宜购平装书，工具书例外。期刊的选购，遵循电子刊优先的原则。凡属与本所科研关系不大，或者虽然有些关系，但是使用范围窄，借阅率低，又不是重点科研项目的用书，原则上不采购，可通过馆际互借途径解决这部分读者的需求。
4.期刊、外文图书订购前要充分调研，征求相关专家的意见，认真查重，拟出订购清单，并报主管领导审批，录入图书管理系统，送交征订单位。
5.采购渠道：期刊图书采购以预订为主，现购为辅，交换、受赠补充。每年7-9月份委托图书公司预订第二年的外文期刊，11月委托图书公司预订第二年的中文期刊，12月通过收发室预订第二年的报纸。外文图书原则上委托图书公司订购，中文图书可从网上订购，或直接向出版社订购。
6.电子期刊及数据库的订购原则上以参加国家科学图书馆集团采购为主。同时应注意保持连续性订购，需要增删品种时，要优先考虑权威性、综合性。
7.结算方式：外文期刊人民币结算价＝境外费用（包括刊价及邮费）＊结算汇率＊（图书公司手续费%＋贷款利率），若在预订期刊当年预付刊款，则不用支付贷款利息；中文期刊结算价＝刊价＊折扣率；中文图书结算价＝书价＊折扣率（我所目前大部分中文图书通过"卓越亚马逊"购买，折扣率不固定）；外文图书的人民币结算价视出版社规模而定，象Elsevier等出版社的图书人民币结算价为境外费用＊结算汇率，学会等小出版社的图书还需加上手续费。结算款原则上须提交财务通过银行汇款。中文图书由于每次订购的数量少、涉及金额不大，可用现金形式结算。报账时须附书刊价格清单。
8.到馆的新书须逐件核对清单种数、册数、价格，发现错订、错发及污损缺页应及时与征订单位联系解决，并做出文字记录。清点验收无误后，把图书的详细信息录入图书管理系统，打上登录号、加盖馆藏章，送交图书管理员签收。按规定填写固定资产入库单、报账。
9.入藏的各种文献资料均属研究所的财产，按研究所固定资产办理入藏手续，认真签收保管，不得私自处理(如转让，赠送等)。
二、采选工作流程
1.图书采选工作流程：读者需求调研→收集文献源，了解掌握国内外文献出版情况→阅读书目及内容简介→筛选确定所订品种→查重查缺→征求专家意见→根据书商或代理商的优惠情况，确定订购方式：直接向出版社或是通过代理商订购→将所订图书的书名、作者等详细信息录入图书管理系统→打印并发送订单。
2.图书核对验收工作流程：拆包、核对发票、送货单及订购单上所载书刊是否正确→检查图书外形→退回有缺陷破损或误送的图书，要求补送或换书→打号盖馆藏章→送交图书管理员→填写"图书固定资产入库单"与发票一并交财务报帐。
3.期刊预订工作流程：阅读报刊目录及续订单目录，审核上年度订购品种，注意期刊发行渠道及价格的变化→根据读者意见及本所科研方向增加新品种，剔除不适用或利用率低的品种，注意保持核心期刊的完整性、连续性→征求专家意见→将新增订期刊的相关信息录入图书馆系统→打印并发送订单→汇款→填写"图书固定资产入库单"与发票一并交财务报帐→联系出版商，获取相应部分所订印本期刊的网络版使用权。
4.电子资源订购工作流程：宣传开通数据库试用→了解数据库内容及检索方法→与相关各方协商解决试用过程中出现的各种问题→收集读者试用意见→根据数据库与我所研究学科的相关性、试用期间的访问量、价格情况以及专家意见，给出订购意见→报领导审批→填写订购合同→开通并宣传使用→付款入账。
二、分类工作规范
一、图书分类工作原则
1.利用图书馆管理系统从书名、ISBN号、著者或题名关键词等多途径进行查重，查明待分类的图书与已入藏图书的关系：是否为已入藏图书的复本，即与其书名、作者、版次完全相同是否为已入藏图书的不同版本，包括不同的译本、不同的版次、多卷数的不同卷次或续编、不同的载体形式等。然后根据不同的情况加以处理。
2.严格遵守《中国科学院图书馆分类法》，认真分析图书内容，准确给定分类号、著者号，避免同书异号。多卷书根据需要给出种次号。
3.分类号与著者号构成索书号，将索书号标在书名页右上角登