档案归档.docx

文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等不同种类不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律保持文件之间的有机联系区分不同价值便于保管和利用”。一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。（二）文书档案管理归档文件的整理将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志是文书处理的终点、档案管理thldl.org.cn的起点。（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格可以独立行使职权并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说一个立档单位的全部档案就是一全宗。（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本没有收集齐全完整的文件材料归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围收集所登记的“红头文件”的归档。2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料专业会议材料代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。（二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围剔除不归档的文件材料剩下的就是立档单位应归档的文件材料必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料任免、奖励非本机关工作人员的文件材料供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。（三）文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订便于保管利用。1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件文件正本与定稿为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的将正本与发文稿纸为一件报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式一个自然本（册）为一件未装订的式样同一的表格以一定的单位组合可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件未装订成套的会议材料各为一件正文与文件处理单为一件。2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前复制件在后；转发文在前被转发文在后；复文在前来复在后；汉文在前少数民族文字在后；不同文字的文本无特殊规定的中文在前外文在后；有文件处理的文件处理单在前正文在后。3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐以便装订和利用。？装订时应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订