文件格式规定1.doc

文件写作格式规定
目的：
为统一公司文件格式，使公司文件管理工作规范化，提高文件处理的质量与效率，特制定本规定。

二、适用范围：公司各部门文件书写之全过程。

三、文件分类：
按性质特点可分为：制度规范性、事务性、会议公文、对外公文。
制度规范性：制度。即由人力资源部发文的各类制度、管理办法等规范性文件。
事务性：请示及公示类文件，如通知、通报、公告、各类报告。
会议公文：会议记录等。
对外公文：所有对外的行文。

四、文件构成：
文件统一由页眉、标题、正文、落款及页脚等构成。

五、文件通行规定：
页眉、页脚
公司内部所有文件必须使用统一页眉、页脚，文件页眉由公司Logo以及公司名称构成，以公司统一规定为准，不可自行更改。
页眉

页脚

文件编号
公司内部所有规范性、事务性文件编号必须保持编号的唯一性和统一性。
文件类别代码：
规范性、事务性文件的代码分别为G、S。
编号由部门代码和数字代码两部分组成。
部门代码：由3位大写字母组成，各部门代码及简称如下（如因公司架构调整，需增加或改变代码的，由总经理办公室统一制定）：
■各部门
序号部门名称代码1总经办ZJB2业务部YWB3设计部SJB②、数字代码由7位阿拉伯数字组成。前4位阿拉伯数字是文件完稿的年份，后3位是本年度文件的流水序号。以总经办文件编号为例，即若本年度部门发文的第一份事务性文件编号是ZJBS2010001，则发文的第二份事务性文件编号即是ZJBS2010002，以此类推。
以总经办事务文件编号为例：ZJBS2010001
ZJB：总经办的部门代码
S：事务性文件代码
2010：年份
001：本年度发文序号

标题：文件标题应简洁、贴切、鲜明地反映文件主题。

正文要求：
行文风格：准确、简洁、顺畅
准确——用词准确，避免任何可能引起的歧义；
简洁——用词简洁，去除一切空话、套话，可有可无的字、词、句一律删除；
顺畅——语句通顺，条理清晰，避免文理不通。

六、文件专用格式规定：
（一）、规范性文件格式
1、标题字体统一用宋体加粗，字号介于二号与四号之间，行间距依实际情况自行设定。
2、文件首页文头包含：发文单位、发文日期、文件编号、受文单位、抄送单位、生效日期、页次、版次。所有规范性文件必须以大写字母A——Z注明版次；规范性文件修改时，版次顺序为：A版、B版、C版……。（B版表示该文件第一次修订、C版表示该文件第二次修订，依此类推）；
3、文尾包括：落款（发文单位、发文时间）、作成、审核和批准。字体统一用五号宋体加粗；文件编号由总经办统一编制。
4、正文由标题、条款内容构成。标题统一用宋体五号字加粗，条款内容统一用宋体五号字。
（二）、事务性文件格式
请示、指示、批复类格式
（1）标题字体统一用宋体加粗，字号介于二号与四号之间。
（2）文头包含发文单位、发文时间、文件编号；字体统一用宋体五号加粗。
（3）正文由批示人（单位）、受文单位、内容、批示等组成，文件起草部门的部门负责人应在正文落款处签名确认；正文内容字体用宋体，字号介于小四与五号之间。
（三）、通告、通知、通报类格式
1、标题统一用宋体加粗，字体介于小二号与四号之间。
2、文头包括发文单位、发文时间、发文编号、批示人（单位）和受文单位；字体统一用宋体五号加粗。
3、正文内容字体用宋体，字号介于小四与五号之间。
4、文尾包括落款（部门名称、发文时间）与相关人员的签字。
（四）、函、合同等对外发文格式
对外发文格式文档使用公司统一规定的页眉、页脚。
（五）、会议公文格式
1、会议公文不作要求。
2、会议记录尽量采用表格形式，但各部门亦可根据实际情况采用其他格式，本附件仅作为参考格式。

总经理办公室负责本规定的解释与修订；本规定自2010年7月19日起生效执行。

总经理办公室
2010年07月17日