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物资协议采购在企业采购中的应用

张庆利

摘要：物资协议采购是企业现代采购的需要，是提高物资采购效率，保证物资质量的有效手段，在各领域得到了国际各大公司的应用，是先进的采购方式，通过科学系统地应用物资协议采购，能够进一步规范企业物资采购行为。
关键词：物资；协议采购；应用

0引言
传统的物资采购模式为“一单一询价、一单一签约、一单一结算”，这种采购模式使物资采购人员经常从事于机械的、重复性的工作，并且产生了较大的工作量，而每单采购数量的不均衡，供应商的频繁更换，又不能对供应商形成采购数量上的吸引，难以获得价格上的最大优惠和稳定的产品质量。
物资协议采购能够有效地避免传统采购模式的弊端，通过批量采购，长期合作，形成稳定的采购渠道，提前锁定采购资源和采购价格，提升企业对物资资源的获取能力和议价能力，促进企业物资采购从业务操作型向管理控制型转变，非常适合大中型企业物资采购模式的转变，是实现与国际采购模式接轨的有效方法，目前以中国石化为代表的一批国有特大型企业正在大力推行。
1物资协议采购定义及类型
物资协议采购指在一定时期内，集合物资总需求，同供应商以价格、数量或价值形式签订买卖协议合同，根据不同时点的物资需求，执行协议下子订单，定期结算的采购模式。
物资协议采购包括价格协议、数量协议和价值协议三种形式，其中最常用的是价格协议。
（1）价格协议一般应用于市场竞争较为充分或相对稳定，采购方能够掌握一定议价能力的物资；如：化工原辅料、金属材料、通用仪器仪表、低值易耗品等。价格协议又分“通知供货”和“寄售供货”两种方式。
通知供货是指采购方根据物资需求时间和数量要求，采用书面形式通知供应商将协议物资送货到需求地点的方式。
寄售供货是指供应商根据协议定额将物资存放在采购方仓库，采购方根据物资需求计划先使用供应商寄存货物，供应商后及时补充寄存物资的采购方式。
（2）数量协议一般应用于资源紧张或难以获取，采购方不掌握价格主动权，用一定的批量吸引供应商，同供应商形成长期战略合作采购关系的物资；如：煤炭等。
（3）价值协议一般应用于资源相对紧张，双方有长期战略合作意向，但不能形成具体物资价格和数量协议，以一定采购金额为约定，换取相对资源稳定和优惠价格的物资；如：大型工业压缩机及配套汽轮机等。
2物资协议采购的应用要点
（1）获得在制度层面的支撑。物资协议采购必须有相配套的制度和业务流程作为支撑，通过建立与物资协议采购相配套的规章制度，使管理有章可依；通过建立物资协议采购高效实施的业务流程，使操作有据可循。
（2）透彻研究物资需求消耗规律。实施物资协议采购前，要深入研究物资消耗规律，统计历史物资需求数量，绘制需求数量走势图，计算近年物资平均采购量，详尽掌握协议物资的使用数量、规格型号、技术参数、备品配件等情况，作为签订物资协议的参考依据，减少非标采购、指定采购，提高物资需求标准化程度。
（3）真实掌握供应商供货能力。组织对拟选供应商进行现场考评或风险评估，对供应商的基本资质、制造装备能力、财务状况、产品质量控制体系、仓储能力、企业管理水平等进行全面了解和评价，切实把控供应商潜在的供货风险。
（4）真正减少合同签订数量，提高采购效率。实施物资协议采购就要大幅简化业务操作程序，大幅减少合同份数，大幅缩短合同审批流程和时间，显著提高工作效率，显著降低采购人员劳动强度，因此采购人员花费在合同签批上的精力就会显著减少，投入到合同执行和过程控制上的精力会显著增加。
（5）科学、规范、公开运作协议采购。与传统的单笔采购合同相比，物资协议采购的规模和金额都要大很多，因此应注意以下几点。一是了解掌握物资采购批次、供应商及价格变化等相关数据，制定物资协议采购预案，采购预案主要包括物资品种、技术要求、需求数量、预选供应商、采购方式（招标或联合谈判）、定价机制（计价工作或调价机制）、供应份额分配原则等。二是实行“先定质量标准后定采购价格”的物资协议采购原则。在协议确定前按物资品种明确物资质量标准或品牌，必要时要求供应商提供样品、封存样品作为商务谈判和物资到货的质量检验标准。三是加强对物资市场的分析研究，跟踪市场供需关系及价格波动情况，建立调价机制或调价模型，指导价格调整。四是每个物资协议原则上应选择两家以上供应商，避免因独家供货产生的保供风险。五是采用规范的招标或科学、充分的价格核算方式遴选供应商，确定价格或价格公式，采购部门应联合相关专业技术部门共同参与技术谈判和评标，召集各方面的技术专家进行集中会审、集体决策，确保过程公开透明、结果公平公正。
（6）注重协议执行和完善，降低物资协议采购风险。物资协议签订后，协议的执行尤为重要，要注意以下几点。一是提高物资采购协议的应变能力，对物资协议采购的数量、价格以及供应商供